Da quando si parla di AI Act, nelle caselle email delle aziende arrivano offerte di corsi "obbligatori per legge", spesso con attestato e scadenza minacciosa. Conviene fare chiarezza. Un obbligo esiste davvero: è l'articolo 4 del Regolamento (UE) 2024/1689, che parla di "alfabetizzazione in materia di IA". Però non impone un corso standard, un numero di ore o un certificato, e a luglio 2026 il testo è stato riscritto per renderlo più chiaro e proporzionato. In questa guida vediamo cosa dice oggi la norma, cosa ha risposto la Commissione europea alle domande più frequenti e come organizzare una formazione seria anche in un'azienda di dieci persone, senza spendere più del necessario.
Cosa dice l'articolo 4, prima e dopo luglio 2026
Il testo originale, applicabile dal 2 febbraio 2025, chiedeva a fornitori e deployer (cioè chi sviluppa sistemi di AI e chi li usa per lavoro) di adottare misure per garantire, nella misura del possibile, un livello sufficiente di alfabetizzazione del proprio personale e delle altre persone che usano l'AI per loro conto.
Il testo attuale deriva dal Regolamento (UE) 2026/1744, l'Omnibus digitale sull'IA pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell'Unione il 24 luglio 2026 ed entrato in vigore il 27 luglio. Fornitori e deployer devono adottare misure per sostenere lo sviluppo dell'alfabetizzazione di chi usa i sistemi per loro conto, tenendo conto di competenze, esperienza, istruzione e contesto d'uso. Il nuovo testo precisa che l'obbligo non richiede di garantire un livello specifico di competenza a ogni singola persona. Commissione e Stati membri, dal canto loro, devono sostenere le imprese, in particolare le PMI, anche pubblicando esempi di buone pratiche.
Tradotto: si è passati da un obbligo di risultato a un obbligo di mezzi. L'azienda non deve dimostrare che ogni dipendente "sa tutto", ma che ha fatto qualcosa di adeguato e proporzionato. L'obbligo resta, e resta separato da quello, più pesante, di formare chi sorveglia i sistemi ad alto rischio.
A chi si applica
A ogni organizzazione che usa sistemi di AI per lavoro, senza soglie di dimensione: industria, commercio, studi professionali, associazioni, enti pubblici. Basta che qualcuno, per lavoro, usi un assistente per scrivere testi, un programma che traduce, un software che legge fatture o un chatbot sul sito.
Le persone da considerare non sono solo i dipendenti. Secondo la Commissione rientrano anche collaboratori, consulenti esterni e fornitori di servizi che usano l'AI per conto dell'azienda. In questi casi non serve per forza formarli direttamente: si può chiedere nel contratto che abbiano le competenze adeguate al compito.
Restano fuori gli usi puramente personali. Il dipendente che a casa usa un'app per pianificare le vacanze non conta; lo stesso dipendente che in ufficio la usa per rispondere a un cliente sì.
Le risposte ufficiali della Commissione europea
La Commissione mantiene una pagina di domande e risposte sull'alfabetizzazione (AI Literacy – Questions & Answers), aggiornata da ultimo il 20 ottobre 2026. Questi sono i punti più utili per un'azienda.
- Nessun attestato obbligatorio. Non serve un certificato: basta tenere una documentazione interna delle iniziative svolte.
- Nessun test obbligatorio. L'articolo 4 non chiede di misurare le conoscenze dei dipendenti.
- Nessun formato imposto. Aula, video, affiancamento, guide interne: va bene ciò che funziona per il contesto.
- Nessuna nuova figura obbligatoria. Non è richiesto un "responsabile AI" né un comitato dedicato.
- Le sole istruzioni del fornitore di solito non bastano. Mandare il manuale per email non è considerato sufficiente.
- Anche l'uso di un chatbot generico conta. Chi lo usa per scrivere testi pubblicitari o tradurre deve conoscere i rischi tipici, come le risposte inventate ma convincenti.
- Chi ha già studiato l'AI può essere a posto, ma deve comunque conoscere gli strumenti, i rischi e le regole della propria organizzazione.
Sul fronte dei controlli, la Commissione ricorda che la vigilanza e l'applicazione delle regole spettano alle autorità nazionali di sorveglianza del mercato a partire dal 2 agosto 2026, che le sanzioni sono stabilite dagli Stati membri e devono essere proporzionate. In concreto, l'assenza di formazione pesa soprattutto quando succede un problema: se un dipendente provoca un danno usando male uno strumento, la prima domanda sarà che cosa aveva fatto l'azienda per prepararlo.
Che cosa deve contenere un percorso di alfabetizzazione
Seguendo le indicazioni della Commissione, un percorso ben fatto parte da quattro domande.
- Quali sistemi di AI usiamo e per fare cosa? Prima di formare serve l'elenco degli strumenti, compresi quelli integrati in programmi che già avete.
- Siamo deployer o anche fornitori? Chi sviluppa o rivende strumenti con il proprio marchio ha bisogno di competenze più tecniche.
- Quali rischi comportano? Errori, dati riservati finiti fuori dall'azienda, discriminazioni, contenuti falsi, violazioni del diritto d'autore.
- Chi usa cosa e con quale esperienza? Il commerciale che scrive offerte e il responsabile del personale che legge curriculum non hanno bisogno della stessa formazione.
Su questa base, un livello comune per tutti dovrebbe toccare: cos'è l'AI e come produce le risposte, perché può sbagliare con sicurezza, quali dati non inserire mai, chi controlla un risultato prima che esca, come riconoscere un contenuto falso, cosa dicono in sintesi l'AI Act e il GDPR. Poi si aggiungono moduli per ruolo.
| Ruolo | Cosa deve sapere in più |
|---|---|
| Titolare e responsabili | Quali usi sono vietati o ad alto rischio, chi decide quali strumenti adottare, contratti e responsabilità |
| Amministrazione | Controllo dei dati estratti da fatture e documenti, cosa fare quando un valore non torna |
| Commerciale e marketing | Verifica di prezzi e promesse nei testi generati, trasparenza verso il cliente, immagini e diritti |
| Personale e selezione | Perché lo screening dei curriculum con l'AI è ad alto rischio, informativa ai lavoratori |
| Assistenza clienti | Avviso che risponde un sistema di AI, quando passare la conversazione a una persona |
| Informatica interna | Configurazione, accessi, dove finiscono i dati, aggiornamenti e registri |
Esempio: un'azienda di 15 persone
Immagina un'azienda di distribuzione con quindici persone: sei in ufficio, quattro commerciali, cinque in magazzino. In ufficio si usa un assistente per scrivere email e un programma che legge gli ordini; i commerciali preparano le offerte con l'AI; in magazzino nessuno la usa.
- Un incontro di base di un paio d'ore per le dieci persone di ufficio e commerciale, con esempi presi dal loro lavoro: un'offerta con un prezzo sbagliato generato dall'AI, un'email con dati di un cliente incollati in uno strumento non autorizzato.
- Un modulo breve per ruolo: l'amministrazione impara a verificare gli ordini letti in automatico, i commerciali a controllare condizioni e prezzi.
- Una pagina di regole appesa in bacheca o nella intranet: strumenti ammessi, dati vietati, chi chiamare in caso di dubbio.
- Il magazzino riceve solo un'informazione essenziale: oggi non usa l'AI, ma se un giorno arrivasse un nuovo strumento verrà spiegato prima.
- Un aggiornamento ogni volta che si introduce uno strumento nuovo o cambia quello in uso.
Non c'è un numero di ore stabilito dalla legge: la durata giusta è quella che permette alle persone di usare bene gli strumenti che hanno davanti.
Come documentare la formazione
Visto che non serve un attestato, la prova è la documentazione interna. Un registro semplice, anche un foglio di calcolo, dovrebbe riportare:
- data, durata e argomenti di ogni iniziativa;
- chi l'ha tenuta e chi ha partecipato;
- a quali strumenti di AI si riferiva;
- il materiale consegnato, come slide, regole interne o guide rapide;
- gli aggiornamenti successivi e i nuovi assunti formati.
Conserva il registro insieme all'elenco degli strumenti di AI e alle regole interne: sono i tre documenti che ti servono se un cliente, un'autorità o un'assicurazione ti chiedono come gestite l'intelligenza artificiale.
Formazione e informativa: due cose diverse
Spesso si confondono due obblighi. La formazione dell'articolo 4 serve a rendere le persone capaci di usare l'AI. L'informativa ai lavoratori prevista dalla Legge 132/2025 (art. 11) serve invece a dire ai dipendenti quando l'AI viene usata in sistemi decisionali o di monitoraggio che incidono sul loro rapporto di lavoro, secondo le regole dell'art. 1-bis del D.Lgs. 152/1997. Sono adempimenti separati: fare il corso non sostituisce l'informativa, e viceversa. Per i professionisti la stessa legge (art. 13) aggiunge l'obbligo di informare il cliente sui sistemi di AI usati nella prestazione.
Gli errori più comuni
- Comprare un corso generico e considerare chiusa la pratica. Se non parla degli strumenti che usate, serve a poco.
- Formare solo chi "sa di computer". L'obbligo riguarda tutti quelli che usano l'AI per lavoro, anche saltuariamente.
- Dimenticare i collaboratori esterni. Agenti, consulenti e fornitori che lavorano per voi con l'AI vanno considerati.
- Non aggiornare. Gli strumenti cambiano spesso: una formazione di due anni fa può non coprire funzioni attivate di recente.
- Non scrivere nulla. Una formazione fatta ma non registrata è difficile da dimostrare.
Formare le persone sugli strumenti che usano
Per Faberweb la formazione non è un capitolo a parte: quando introduciamo uno strumento di intelligenza artificiale, spiegare alle persone come usarlo, cosa controllare e quando fermarsi fa parte del lavoro. Con WorkMind affianchiamo gli operatori nei primi giorni, finché il lavoro scorre; negli enti pubblici la formazione del personale è in presenza e senza gergo tecnico, come descritto nella pagina sull'AI per la Pubblica Amministrazione, e il servizio si può acquistare anche sul MEPA, dove Faberweb è abilitata.
Se vuoi capire come preparare il tuo personale, partendo dagli strumenti che usate già, scrivici o chiamaci al 0371 464 186. Il quadro generale delle regole è nella guida AI Act: cosa devono fare le aziende.
Domande frequenti
La formazione sull'AI per i dipendenti è davvero obbligatoria?
Sì. L'articolo 4 dell'AI Act chiede a chi usa sistemi di AI per lavoro di adottare misure che sostengano l'alfabetizzazione del personale e di chi opera per suo conto. Dal 27 luglio 2026 il testo chiarisce che non si deve garantire un livello preciso per ogni persona: si devono però fare iniziative adeguate al ruolo e al contesto.
Serve un attestato o un corso certificato?
No. La Commissione europea ha chiarito che non servono certificati e non è imposto un formato. È sufficiente una documentazione interna che registri le iniziative svolte, i partecipanti e gli strumenti a cui si riferivano. Un attestato non è vietato, ma da solo non dimostra che la formazione fosse adatta ai vostri strumenti.
Quante ore di formazione bisogna fare?
La norma non fissa un numero di ore. La durata va proporzionata a quanto e come le persone usano l'AI: per chi scrive qualche email con un assistente può bastare un incontro breve con regole chiare, chi usa strumenti che incidono su clienti o colleghi ha bisogno di più tempo e di aggiornamenti periodici.
Anche chi usa solo un chatbot gratuito deve essere formato?
Sì, se lo usa per lavoro. La Commissione cita proprio l'esempio del dipendente che usa un chatbot per scrivere testi pubblicitari o tradurre: deve conoscere almeno i rischi principali, come le informazioni inventate, e sapere quali dati aziendali non vanno inseriti.
Cosa si rischia se non si fa formazione?
Dal 2 agosto 2026 i controlli spettano alle autorità nazionali e le sanzioni sono definite dagli Stati membri, con criteri di proporzionalità. Il rischio più concreto è però un altro: se un uso sbagliato dell'AI causa un danno, la mancanza di formazione documentata rende più difficile difendere l'azienda.
Un libero professionista senza dipendenti deve formarsi?
L'obbligo riguarda il personale e chi usa l'AI per conto dell'organizzazione, quindi anche il professionista che lavora da solo farà bene a conoscere gli strumenti che usa e i loro limiti. In più, la Legge 132/2025 chiede ai professionisti di informare i clienti sui sistemi di AI impiegati nella prestazione, cosa difficile da fare bene senza conoscerli.