Assistenza informatica per commercialisti: Entratel, Desktop Telematico e scadenze

In uno studio di commercialisti l'informatica non è un servizio di contorno: è il canale attraverso cui passano dichiarazioni, F24, comunicazioni e fatture dei clienti. Quando qualcosa si blocca il giorno prima di una scadenza, il problema non è tecnico, è professionale. Eppure molti studi vengono seguiti da tecnici bravissimi con i computer ma che non hanno mai aperto Desktop Telematico, non sanno cos'è l'ambiente di sicurezza di Entratel e trattano la firma digitale come una periferica qualsiasi. Questa guida spiega, in modo pratico, quali sono gli strumenti critici di uno studio, dove si rompono più spesso e come organizzare l'assistenza per non trovarsi scoperti nei periodi caldi.

Cosa rende diverso lo studio di un commercialista

Dal punto di vista informatico, uno studio contabile ha tre caratteristiche che un'azienda normale spesso non ha.

• Usa software pubblici oltre a quelli commerciali. Accanto al gestionale contabile ci sono le applicazioni rilasciate dall'Agenzia delle Entrate, che si aggiornano con un calendario proprio e non sempre convivono bene con il resto.
• Lavora con credenziali personali e delicate. L'abilitazione Entratel, la firma digitale, le caselle PEC, le deleghe dei clienti: ognuna ha il suo titolare, le sue scadenze, i suoi codici di sblocco.
• Ha picchi di lavoro prevedibili. Le scadenze fiscali sono note mesi prima. È il vantaggio più sottovalutato: i problemi si possono anticipare, se qualcuno li cerca in tempo.

Ne consegue che l'assistenza a uno studio va pensata più come una manutenzione programmata intorno al calendario fiscale che come un pronto soccorso.

Desktop Telematico ed Entratel: come sono fatti

Molti ancora parlano di "programma Entratel", ma dal 1° dicembre 2016 la vecchia applicazione Entratel non è più aggiornata: al suo posto l'Agenzia delle Entrate distribuisce Desktop Telematico, una piattaforma che fa da contenitore per le applicazioni Entratel e File Internet e per i moduli di controllo dei vari modelli. Le nuove versioni dei moduli escono durante l'anno, in particolare nella stagione dichiarativa.

In pratica Desktop Telematico è il punto da cui lo studio controlla i file prodotti dal gestionale, li autentica con le proprie credenziali, li invia e poi elabora le ricevute. Se uno di questi passaggi si inceppa, l'invio non parte o le ricevute non si aprono.

I problemi che vediamo più spesso

• Modulo di controllo non aggiornato. Il file generato dal gestionale segue le specifiche più recenti, il modulo installato è quello vecchio: il controllo segnala errori che non esistono, o non riconosce il tipo di file.
• Installazione fatta con un utente diverso. Desktop Telematico installato da un collega o dal tecnico con le proprie credenziali Windows, poi usato da un altro utente che non trova impostazioni e ambiente.
• Cartelle spostate o su un percorso di rete non raggiungibile. Dopo il cambio di un PC o di un server, il percorso dell'ambiente di sicurezza o dell'archivio delle ricevute punta a una cartella che non c'è più.
• Antivirus troppo zelante. Alcuni prodotti bloccano o mettono in quarantena componenti scaricati durante gli aggiornamenti dei moduli.
• Pacchetto scaricato da siti non ufficiali. Desktop Telematico è gratuito e si scarica dal sito dei servizi telematici dell'Agenzia: è l'unica fonte da usare.

Nessuno di questi problemi è complicato, ma ognuno può far perdere una mattinata a chi non sa dove guardare. Ed è proprio la mattinata che a ridosso di una scadenza non c'è.

L'ambiente di sicurezza Entratel: la cosa da non perdere

Per inviare con Entratel l'intermediario usa un ambiente di sicurezza: un insieme di certificati digitali, generati con Desktop Telematico, che servono a firmare e cifrare i documenti scambiati con l'Agenzia. Tre aspetti contano per chi si occupa dell'informatica dello studio.

Ha una scadenza. I certificati hanno validità triennale, calcolata dalla data di abilitazione o dall'ultimo rinnovo: ogni studio ha quindi la sua data. Per rinnovarli si revoca il vecchio ambiente dall'area riservata (servono i codici consegnati con l'abilitazione e il PIN di revoca scelto alla generazione) e se ne genera uno nuovo da Desktop Telematico. La revoca non si può annullare: va fatta quando si è pronti a rigenerare subito.

Deve rispettare gli standard attuali. L'Agenzia ha aggiornato negli anni i requisiti crittografici. Da Desktop Telematico si possono visualizzare i certificati e verificare che la chiave pubblica sia a 4096 bit: un ambiente generato con regole vecchie va rigenerato.

Va custodito e copiato. L'ambiente è fatto di file salvati in una cartella, spesso su una chiavetta USB dedicata. Se la chiavetta si rompe o il PC su cui stava la cartella viene sostituito senza copiarla, lo studio resta senza la possibilità di inviare finché non rigenera tutto. Una copia protetta e aggiornata, conservata separatamente, è una precauzione che richiede cinque minuti.

Da Gerico a "Il tuo ISA": attenzione alle vecchie abitudini

Chi è nel mestiere da tempo ricorda Gerico, il software degli studi di settore. Dalla dichiarazione dei redditi 2019 gli studi di settore e i parametri sono stati sostituiti dagli indici sintetici di affidabilità fiscale (ISA), e al posto di Gerico l'Agenzia ha rilasciato il software Il tuo ISA, che restituisce un punteggio di affidabilità da 1 a 10. Per il concordato preventivo biennale c'è poi una versione dedicata.

Dal lato informatico questo significa due cose. La prima: sui PC degli studi si trovano ancora installazioni di Gerico degli anni passati, che occupano spazio e confondono i collaboratori nuovi. Se servono per consultare vecchie pratiche, vanno lasciate ma etichettate; se no, si possono togliere. La seconda: i software ISA si aggiornano con correzioni anche in corso d'anno, quindi conviene controllare la versione installata prima di ogni campagna, non durante.

Firma digitale, CNS e PEC

La firma digitale è il secondo punto critico dopo gli invii. Nello studio di solito convivono diversi dispositivi: smart card con lettore, token USB, firme remote su app. Ognuno ha un software del certificatore, dei driver e un PIN. I guasti tipici sono il lettore non riconosciuto dopo un aggiornamento di Windows, il software di firma non aggiornato, il certificato scaduto senza che nessuno se ne accorgesse. Abbiamo dedicato una guida intera a questi casi: la firma digitale non funziona con Windows 11.

Le caselle PEC sono il canale ufficiale con cui lo studio riceve comunicazioni importanti, per sé e spesso anche per i clienti. Una casella piena smette di ricevere, e il mittente non sempre se ne accorge. Il controllo dello spazio occupato e l'archiviazione periodica dei messaggi andrebbero fatti con regolarità, non quando arriva l'avviso di casella quasi piena. Lo stesso vale per la fatturazione elettronica e la conservazione digitale: se lo studio gestisce questi servizi per conto dei clienti, deleghe, accessi e scadenze devono essere documentati.

Postazioni, server e archivio dello studio

Un commercialista conserva dati personali e patrimoniali di centinaia di persone: redditi, familiari a carico, spese mediche, contratti. Il GDPR (art. 32) chiede misure di sicurezza adeguate al rischio, e per uno studio il rischio è alto per definizione. In concreto:

• Un archivio centrale, su server o NAS, con permessi per persona: il praticante non ha bisogno di vedere le cartelle riservate dei soci.
• Un backup automatico dell'archivio e delle cartelle del gestionale, con almeno una copia fuori dallo studio e prove di ripristino periodiche. Come impostarlo è spiegato nella guida sul backup aziendale.
• Sistemi operativi ancora aggiornati. Windows 10 non riceve più aggiornamenti gratuiti dal 14 ottobre 2025: un PC dello studio con Windows 10 che usa firma digitale, PEC e home banking va sostituito o aggiornato. Ne parliamo nella guida su Windows 10 senza supporto in azienda.
• Accessi da casa protetti. Se i collaboratori lavorano anche da remoto, il collegamento all'archivio deve passare da un canale sicuro, non da cartelle condivise esposte su internet.
• Autenticazione a due fattori su posta, servizi cloud e gestionali online, dove disponibile.

Un calendario di manutenzione costruito sulle scadenze

Il modo più efficace per seguire uno studio è ragionare al contrario: partire dai periodi di maggiore carico e programmare i lavori nelle settimane tranquille. Uno schema che funziona:

1. A inizio anno. Inventario delle scadenze: ambienti di sicurezza, certificati di firma, PEC, domini, licenze del gestionale e dell'antivirus. Si decide cosa rinnovare e quando.
2. Prima della stagione dichiarativa. Aggiornamento di sistemi operativi e driver, verifica che Desktop Telematico e i moduli siano all'ultima versione, prova di firma su ogni postazione che ne ha bisogno, ripristino di prova del backup.
3. Durante i picchi. Niente cambiamenti non indispensabili: si rimandano aggiornamenti importanti del sistema, sostituzioni di PC e migrazioni. Si interviene solo per risolvere.
4. Subito dopo i picchi. È il momento giusto per i lavori grossi: cambio del server, nuovi computer, riorganizzazione delle cartelle.
5. Quando entra o esce un collaboratore. Creazione o chiusura degli accessi, ritiro di eventuali dispositivi di firma, cambio delle password condivise.

Questo schema funziona anche senza un contratto, ma rende molto di più se c'è qualcuno che se ne occupa in modo continuativo e si ricorda le date al posto tuo.

Cosa chiedere al tecnico che segue lo studio

Prima di affidare l'informatica dello studio a qualcuno, prova a fargli tre domande. Sa dove si trova l'ambiente di sicurezza di Entratel e come si rinnova? Sa distinguere un problema del lettore di smart card da uno del software di firma? Sa che a maggio e giugno non si sostituisce il server? Se le risposte sono incerte, rischi di pagare un tecnico per imparare sul tuo tempo.

Conta molto anche la possibilità di intervenire da remoto. La maggior parte dei problemi di uno studio, dal modulo da aggiornare alla firma che non parte, si risolve collegandosi al PC in pochi minuti, senza aspettare che il tecnico arrivi in ufficio.

Come lavoriamo con gli studi professionali

Faberweb, attiva dal 2001 con sede e laboratorio a Lodi Vecchio, segue anche studi professionali. Sugli strumenti dei commercialisti lavoriamo in modo diretto: installazione e manutenzione di Desktop Telematico e dei moduli, ambiente di sicurezza Entratel, firma digitale con smart card e token, PEC, marche temporali, fatturazione elettronica e conservazione digitale delle fatture, oltre a server, NAS, backup e rete dello studio. Ogni studio ha un tecnico di riferimento che conosce postazioni, programmi e abitudini.

Per le urgenze ci colleghiamo da remoto, con AnyDesk o RustDesk scaricabili dalla pagina Supporto tecnico, e veniamo in sede nel raggio di circa 100 km. La tariffa è di 43 € + IVA all'ora, uguale da remoto e in sede; per le visite in studio si aggiunge l'uscita in base ai chilometri. Per chi preferisce un rapporto continuativo prepariamo contratti di assistenza a canone costruiti sullo studio reale. Se vuoi organizzare il controllo prima della prossima scadenza, chiama lo 0371 464 186 o scrivici dal modulo. L'elenco completo dei servizi è nella pagina Informatica e assistenza.

Domande frequenti