Quasi ogni azienda dice di avere il backup. Molte meno sanno rispondere a tre domande semplici: dove si trova l'ultima copia, quanti giorni indietro si può tornare, e quanto tempo servirebbe per rimettere in piedi tutto se domattina il server non ripartisse. Il backup è l'unica difesa che funziona contro tutti i disastri insieme: il disco che si rompe, il collega che cancella la cartella sbagliata, il portatile rubato in auto, il ransomware, l'allagamento del seminterrato. Questa guida spiega come impostare le copie in modo corretto, con la regola 3-2-1, perché il RAID non è un backup, cosa salvare davvero, ogni quanto farlo e, soprattutto, come provare il ripristino prima di averne bisogno.
Da cosa ti protegge un backup (e da cosa no)
Un backup è una copia dei dati conservata separata dall'originale, da cui puoi recuperare file, cartelle o interi sistemi così com'erano in un momento preciso del passato. Le due parole chiave sono "separata" e "del passato".
Separata, perché una copia che vive sullo stesso apparecchio, sulla stessa rete aperta o nella stessa stanza può sparire insieme all'originale. Del passato, perché spesso il danno si scopre tardi: un file corrotto da due settimane, un foglio di calcolo sovrascritto il mese scorso, un archivio cifrato da un ransomware che è rimasto silenzioso per giorni. Se la tua copia contiene solo la situazione di ieri sera, non basta.
Il backup non ti protegge invece dal furto di dati: se qualcuno copia i tuoi archivi e minaccia di pubblicarli, il backup ti permette di ripartire ma non cancella la fuga di informazioni. Per quello servono le misure di sicurezza descritte nella guida alla sicurezza informatica per piccole aziende.
La regola 3-2-1 spiegata semplice
È il metodo più citato per organizzare le copie, perché è facile da ricordare e copre quasi tutti gli scenari.
3 · 2 · 1
Tre copie dei dati, su due supporti diversi, di cui una fuori dall'ufficio.
- Tre copie: i dati originali più due copie di backup. Se una copia è difettosa, ce n'è un'altra.
- Due supporti diversi: per esempio il server e un NAS, oppure il NAS e uno spazio cloud. Così un difetto che colpisce un tipo di apparecchio non si porta via tutto.
- Una copia fuori sede: in cloud, in un'altra sede dell'azienda o su un disco che qualcuno porta via a rotazione. È quella che ti salva da incendio, furto e allagamento.
La versione aggiornata: 3-2-1-1-0
Con la diffusione del ransomware la regola è stata completata con due cifre in più:
- 1 copia non modificabile o scollegata: una copia che nessuno, nemmeno chi ha le credenziali di amministratore, può cancellare o cifrare per un certo periodo (copie "immutabili") oppure che sta fisicamente staccata dalla rete. I ransomware moderni cercano i backup raggiungibili e li distruggono prima di colpire.
- 0 errori nella verifica: le copie vanno controllate e il ripristino provato, finché il risultato è zero errori.
Perché il RAID non è un backup
È uno degli equivoci più diffusi. Il RAID è un modo di usare più dischi insieme in modo che, se uno si guasta, i dati restino disponibili sugli altri. È un'ottima protezione contro un tipo preciso di problema: il guasto di un singolo disco.
Ma il RAID copia all'istante su tutti i dischi qualsiasi cosa succeda. Se cancelli una cartella, viene cancellata ovunque nello stesso momento. Se un ransomware cifra i file, li cifra su tutti i dischi. Se il NAS o il server vengono rubati, se ne vanno con tutti i dischi dentro. E se si guasta il controller o si sbaglia la sostituzione di un disco, può capitare di perdere l'intero volume.
In sintesi: il RAID serve a non fermarsi quando si rompe un disco; il backup serve a tornare indietro quando succede qualsiasi altra cosa. In azienda servono entrambi, e non si sostituiscono l'uno con l'altro.
Sincronizzare non è fare backup
Un secondo equivoco riguarda le cartelle sincronizzate in cloud. Sincronizzare significa tenere uguali due o più posizioni: quello che cambi sul PC cambia anche online, e viceversa. È comodissimo per lavorare, ma ha lo stesso difetto del RAID: un errore o un file cifrato si sincronizzano dappertutto in pochi secondi.
Molti servizi conservano per un certo periodo il cestino e le versioni precedenti dei file, e questo aiuta. Ma i limiti di tempo, le regole di conservazione e il recupero di grandi quantità di dati dipendono dal servizio e dall'abbonamento: prima di considerarli un backup, verifica cosa prevedono davvero. Per i dati importanti, conviene comunque una copia indipendente, fatta con un software di backup e conservata altrove.
Cosa salvare: l'elenco che spesso si dimentica
Le cartelle condivise sono il punto di partenza, ma un piano di backup completo deve elencare tutto ciò che servirebbe per ripartire. Ecco cosa controllare.
- Cartelle di lavoro e archivi sul server o sul NAS.
- Database del gestionale, salvato con la procedura indicata dal produttore: copiare i file del database mentre il programma è aperto può produrre copie inutilizzabili.
- Posta elettronica e PEC: le caselle in cloud non sono automaticamente al sicuro da cancellazioni; le caselle PEC hanno spesso spazio limitato e i messaggi vecchi vanno archiviati.
- Documenti salvati solo sui PC: desktop, cartella Documenti, file locali di programmi tecnici. Se qualcuno lavora fuori dalle cartelle condivise, quei file non sono nel backup del server.
- Portatili di chi lavora fuori: sono i dispositivi che si perdono e si rompono più spesso.
- Configurazioni di firewall, router, switch, centralino e stampanti: senza, ripartire richiede giorni.
- Immagine completa dei server, che permette di ripristinare il sistema intero e non solo i file.
- Elenco di licenze, password e contatti dei fornitori, conservato in modo sicuro e raggiungibile anche se il server è spento.
Ogni quanto fare il backup e per quanto conservarlo
La frequenza si decide con una domanda: quanto lavoro puoi permetterti di rifare? Se l'ufficio emette fatture e ordini tutto il giorno, perdere una giornata significa ricostruire decine di documenti; in quel caso servono copie più volte al giorno o istantanee orarie. Se i dati cambiano poco, una copia notturna può bastare.
La seconda domanda è: quanto tempo puoi restare fermo? Recuperare un singolo file richiede minuti; ripristinare un server intero da una copia in cloud, con una connessione normale, può richiedere molte ore o giorni. Se un fermo di due giorni è inaccettabile, serve anche una copia locale veloce da cui ripartire.
Per la conservazione, uno schema semplice e diffuso è questo:
| Tipo di copia | Quante tenerne | A cosa serve |
|---|---|---|
| Giornaliere | le ultime 2–4 settimane | Recuperare errori e cancellazioni recenti |
| Settimanali | gli ultimi 2–3 mesi | Tornare indietro quando il problema si scopre tardi |
| Mensili | almeno 12 mesi | Recuperare file usati di rado, chiusure di fine anno |
I numeri vanno adattati alla tua attività e allo spazio disponibile. Tieni conto anche delle regole sulla protezione dei dati personali: conservare tutto per sempre non è una buona idea, e il periodo di conservazione delle copie va deciso e scritto.
Il test di ripristino: l'unico modo per sapere che il backup c'è
Un backup mai provato è una speranza, non una protezione. Capita più spesso di quanto si pensi che le copie risultino "completate con successo" per mesi e poi, il giorno del bisogno, manchi una cartella, il database non si apra o la password di cifratura sia andata persa. Il test di ripristino serve a scoprirlo in un giorno tranquillo.
Come si fa un test serio
- Scegli cosa ripristinare: un file a caso, una cartella intera, il database del gestionale, un intero server.
- Ripristina in un posto separato, mai sopra i dati in uso: una cartella di prova o una macchina virtuale.
- Apri davvero i file e verifica che siano leggibili e aggiornati; per il gestionale, controlla che si avvii e che gli ultimi documenti ci siano.
- Misura il tempo necessario: è il dato che ti dice quanto staresti fermo in un'emergenza.
- Scrivi l'esito: data, cosa è stato provato, problemi trovati e come sono stati risolti.
Ogni quanto
Un controllo dei rapporti di backup ogni settimana, il ripristino di qualche file ogni mese e una prova completa di un server almeno una volta all'anno, e comunque ogni volta che cambi server, gestionale o software di backup, sono un ritmo ragionevole per una piccola azienda.
Backup e GDPR: cosa chiede la legge
Il Regolamento europeo sulla protezione dei dati (GDPR, Regolamento UE 2016/679) non usa la parola "backup", ma all'articolo 32 chiede espressamente, fra le misure di sicurezza da valutare, "la capacità di ripristinare tempestivamente la disponibilità e l'accesso dei dati personali in caso di incidente fisico o tecnico" e "una procedura per testare, verificare e valutare regolarmente l'efficacia" delle misure adottate. In altre parole: avere copie e provarle.
Inoltre, se un incidente comporta la perdita o l'indisponibilità di dati personali, l'articolo 33 prevede la notifica al Garante senza ingiustificato ritardo e, ove possibile, entro 72 ore da quando se ne viene a conoscenza, salvo che sia improbabile un rischio per le persone. Un backup funzionante e documentato non evita la valutazione, ma riduce molto il danno e dimostra che le misure c'erano. Ricorda infine che anche le copie contengono dati personali: vanno protette, cifrate quando escono dall'ufficio e conservate solo per il tempo deciso.
Un esempio concreto: studio con otto persone
Uno studio di consulenza con otto postazioni, un server con il gestionale e le cartelle condivise, posta in cloud e due soci che lavorano spesso da casa. Un piano di backup sensato potrebbe essere questo:
- istantanee delle cartelle condivise ogni ora durante l'orario di lavoro, per recuperare in un minuto il file sovrascritto;
- backup notturno completo del server, database compreso, su un NAS dedicato con credenziali separate;
- copia cifrata del NAS verso uno spazio cloud con conservazione non modificabile per un periodo definito;
- backup della posta cloud con uno strumento dedicato, separato dal servizio di posta;
- backup dei portatili dei soci quando si collegano alla rete dello studio;
- una pagina scritta con le procedure di ripristino e le password di emergenza in busta chiusa;
- test di ripristino mensile su alcuni file e test annuale del server in macchina virtuale.
Nessuna di queste misure è complicata da sola; il valore sta nel metterle insieme e nel controllarle con regolarità.
Il backup con Faberweb
Per le aziende, gli studi e gli enti che seguiamo progettiamo il backup partendo da cosa c'è davvero in rete e da quanto vale ogni ora di fermo: scegliamo con te supporti, frequenze e copie fuori sede, configuriamo NAS, software e cloud, e soprattutto controlliamo che le copie si facciano e si possano ripristinare. Molti controlli si fanno da remoto; lavoriamo in sede nel raggio di circa 100 km da Lodi Vecchio. Il lavoro si paga a 43 € + IVA all'ora, da remoto come in sede, più l'uscita in base ai chilometri quando veniamo da te.
Se pensi di avere già subito un attacco, leggi subito la guida su cosa fare in caso di ransomware. Per tutto il resto scrivici: ti rispondiamo entro 24 ore lavorative. I servizi completi sono nella pagina Informatica e assistenza.
Domande frequenti
Un disco esterno collegato al PC è un buon backup?
Meglio di niente, ma da solo non basta. Se resta sempre collegato, un ransomware lo cifra insieme al PC; se sta nella stessa stanza, incendio e furto se lo portano via insieme all'originale. Funziona come parte di un sistema più ampio: dischi a rotazione, staccati dopo la copia e almeno uno conservato fuori sede.
Il backup in cloud è sicuro?
Può esserlo, se i dati vengono cifrati prima di uscire dall'ufficio, l'accesso al servizio è protetto con l'autenticazione a due fattori e il fornitore permette copie non modificabili. Per i dati personali verifica anche dove si trovano i server del fornitore e cosa prevede il contratto. Il cloud è ideale come copia fuori sede, affiancato da una copia locale veloce.
Le email in cloud hanno bisogno di backup?
Sì. Il fornitore garantisce che il servizio funzioni, ma se un utente cancella una cartella, un account viene compromesso o una casella viene eliminata quando una persona lascia l'azienda, il recupero ha limiti di tempo e di modalità. Un backup separato della posta permette di tornare indietro senza dipendere solo da quelle regole.
Quanto tempo ci vuole per ripristinare un server?
Dipende dalla quantità di dati, dalla velocità del supporto e dal tipo di copia. Da un backup locale su NAS si torna operativi di solito in poche ore; da una copia solo in cloud, con una connessione normale, possono servire molte ore o anche giorni. Per saperlo davvero, l'unico modo è misurarlo durante un test di ripristino.
Il RAID 1 sul NAS conta come seconda copia?
No. I due dischi in RAID 1 contengono gli stessi dati nello stesso istante: per la regola 3-2-1 valgono come un'unica copia. Una cancellazione o un file cifrato colpiscono entrambi i dischi insieme, quindi serve almeno un'altra copia separata, e una di queste fuori sede.