Microsoft 365 per piccole aziende: quale piano scegliere, persona per persona

Quando una piccola azienda decide di passare a Microsoft 365 trova una lista di nomi simili: Business Basic, Business Standard, Business Premium, Apps for business. La differenza di funzioni è reale, e sbagliare piano ha due costi: pagare per funzioni che nessuno usa, oppure scoprire dopo un mese che il programma di cui hai bisogno non è compreso. Questa guida ti aiuta a scegliere partendo dalle persone e dal lavoro che fanno, non dai nomi commerciali. I dati sui piani sono tratti dalla documentazione ufficiale di Microsoft; non indichiamo prezzi, perché dipendono da durata dell'impegno e canale di acquisto e vengono verificati al momento del preventivo.

Prima di guardare i piani: tre domande

1. Che cosa usa ogni persona ogni giorno? Solo posta e documenti in condivisione, oppure anche Word, Excel e Outlook installati sul PC, magari collegati al gestionale?
2. Da dove lavora? Solo dall'ufficio, anche da casa, in giro con notebook e telefono, con dispositivi personali?
3. Che dati passano da lì? Contratti, dati di clienti o pazienti, documenti che nessuno deve vedere fuori dall'azienda?

Le risposte decidono quasi tutto. Il resto è un confronto fra pochi piani.

Le famiglie di abbonamento a confronto

I piani «Business» sono pensati per le organizzazioni fino a 300 utenti. La licenza è assegnata a una persona, non a un computer: secondo Microsoft chi la riceve può installare le app su un massimo di cinque PC o Mac, cinque tablet e cinque telefoni.

Esistono anche versioni dei piani senza Teams, utili se in azienda si usa già un altro sistema di videochiamata. Per la posta e il passaggio del dominio, con le tappe pratiche, trovi il dettaglio nella pagina su Microsoft 365 per le aziende di Treviglio.

Basic o Standard: la differenza è Outlook sul PC

Il Basic non include le app desktop: Word, Excel e Outlook si usano dal browser o dal telefono. Per molte persone va benissimo, ma ci sono tre situazioni in cui è una falsa economia:

• Il gestionale dialoga con Office. Molti programmi esportano in Excel, creano documenti in Word o inviano email passando da Outlook installato sul PC: la versione web non basta.
• Si lavora spesso senza connessione, in treno, in cantiere o in trasferta.
• Si usano file complessi, con macro, tabelle pivot, collegamenti fra fogli o documenti lunghi, che nella versione web hanno funzioni ridotte.

Per chi ha il computer acceso otto ore al giorno, lo Standard è la scelta più comune. Il Basic è ottimo per chi ha un PC condiviso in magazzino o in reparto e deve solo leggere la posta e consultare documenti.

Quando serve il Business Premium

Secondo la documentazione di sicurezza di Microsoft, tutti i piani Business includono la protezione integrata delle caselle contro virus, spam e phishing, una gestione di base dei dispositivi mobili e, nelle nuove organizzazioni, la verifica in due passaggi attiva di default. Il Premium aggiunge:

• Intune, per gestire i dispositivi dell'azienda e anche i dati aziendali su telefoni personali;
• Defender for Business, una protezione dei computer pensata per le piccole imprese;
• accesso condizionato (Microsoft Entra ID P1): regole come «entra solo da un computer controllato» o «blocca gli accessi da paesi dove non lavori»;
• Defender for Office 365 Piano 1, con la scansione degli allegati e dei collegamenti nelle email.

Ha senso quando ci sono notebook che escono dall'azienda, personale che legge la posta con il proprio telefono, dati di clienti o pazienti, o quando un cliente grande ti chiede garanzie sulla sicurezza. Per un ufficio di tre persone con PC fissi, di solito lo Standard con le impostazioni di sicurezza fatte bene è già un buon livello.

Office comprato una volta o abbonamento

Esiste ancora Office con licenza unica, senza canone. Va però considerato il ciclo di vita: Office 2021 ha chiuso il supporto il 13 ottobre 2026, senza aggiornamenti di sicurezza da qui in avanti, e il successore Office 2024 è supportato fino a ottobre 2029. Una licenza singola è legata a un PC, non include posta aziendale, OneDrive o Teams e non si aggiorna con le novità. L'abbonamento costa di più nel tempo, ma tiene aggiornate le app su tutti i dispositivi della persona e comprende i servizi cloud.

Un punto da conoscere se hai ancora computer con Windows 10: Microsoft indica che le app di Microsoft 365 su Windows 10 riceveranno aggiornamenti di sicurezza fino al 10 ottobre 2028, ma raccomanda di passare a Windows 11. Se vuoi pianificare i PC, trovi i controlli nella guida sul passaggio a Windows 11.

Cinque profili, cinque scelte

• Studio di quattro persone con un collaboratore esterno: Standard per chi lavora in sede; per il collaboratore che usa solo la posta, un Basic. Le caselle comuni, come segreteria@, possono essere caselle condivise, che secondo Microsoft non richiedono una licenza propria entro 50 GB.
• Piccola azienda con magazzino: Standard per ufficio e amministrazione, Basic per le postazioni di reparto.
• Titolare solo, che lavora da tre dispositivi: uno Standard basta: l'installazione è consentita su più dispositivi della stessa persona.
• Commerciali con notebook e telefono aziendale: Premium, per poter bloccare o cancellare i dati da un dispositivo perso.
• Studio che tratta dati sanitari, legali o finanziari di clienti: Premium almeno per chi ha accesso ai dati più delicati.

Nella stessa organizzazione si possono assegnare piani diversi a persone diverse. Il consiglio è partire da pochi piani, uno o due, perché ogni variante in più è un'impostazione da ricordare quando qualcuno cambia ruolo.

Come si compra: a chi è intestato l'abbonamento

Un errore frequente è attivare l'abbonamento con l'indirizzo email personale di chi se ne occupa, di solito il titolare o un collaboratore. Quando quella persona cambia ruolo o lascia l'azienda, nessuno riesce più ad amministrare le licenze. L'organizzazione Microsoft deve essere intestata all'azienda, con almeno due persone dell'azienda in grado di amministrarla, e le credenziali vanno conservate nell'azienda e non solo da chi ha fatto l'attivazione. Controlla anche la durata dell'impegno, mensile o annuale, la frequenza di pagamento e la data di rinnovo, che cambiano le condizioni da canale a canale: segnala la scadenza sul calendario, per decidere in tempo se aggiungere o togliere licenze.

Cosa preparare prima di attivare

• Il dominio. Chi lo gestisce e dove? Per collegare la posta serve l'accesso al pannello del dominio per modificare i record richiesti da Microsoft.
• L'elenco delle caselle esistenti, con spazio occupato, alias e inoltri, e di quali PC e telefoni le usano.
• L'elenco delle persone, con ruolo e programmi usati, per scegliere il piano di ognuno.
• I documenti da spostare su OneDrive e SharePoint, e chi deve poter vedere cosa.
• I computer: le app di Office per l'abbonamento richiedono un sistema operativo supportato, quindi è il momento di decidere cosa fare dei PC con Windows 10.

Cosa non è compreso e va deciso a parte

• La PEC resta un servizio del suo gestore: si può configurare accanto alla posta, ma non si sostituisce.
• La copia dei dati. Microsoft garantisce il servizio, non che tu non cancelli un file per errore: vedi la guida al backup aziendale.
• La firma digitale, il gestionale e il centralino non fanno parte dell'abbonamento.
• La sicurezza delle persone. Un abbonamento non impedisce di cliccare su un messaggio sospetto: i comportamenti contano quanto la tecnologia.

Sicurezza minima, qualunque piano scegli

Anche se la verifica in due passaggi è attiva di default, controlla che lo sia davvero per tutti, titolare compreso, e che l'account amministratore non sia lo stesso con cui si legge la posta. Come funziona e quali metodi scegliere lo spieghiamo nella guida sull'autenticazione a due fattori; il quadro completo delle misure è in quella sulla sicurezza informatica per piccole aziende.

Come ti aiutiamo a scegliere e ad attivare

Partiamo da un elenco semplice: chi lavora da voi, con quale computer, quali programmi usa e dove si trova oggi la posta. Da lì ti diciamo quali licenze servono a ciascuno e le inseriamo nella fornitura insieme ai PC, se ti fa comodo. Poi ci pensiamo noi al passaggio: dominio, caselle, copia dei messaggi, configurazione di PC e telefoni, impostazioni di sicurezza. Parte del lavoro si fa da remoto in tutto il Nord e il Centro Italia, mentre per la giornata del cambio veniamo in sede entro circa 100 km da Lodi Vecchio. La tariffa è di 43 € + IVA all'ora, uguale da remoto e in sede, più l'uscita in base ai chilometri quando serve. Puoi scriverci dal modulo contatti o chiamare il 0371 464 186, anche su WhatsApp, dal lunedì al venerdì. Gli altri servizi sono in Informatica e assistenza.

Domande frequenti