Peschiera Borromeo è a circa 18 km in linea d'aria dalla nostra sede di Lodi Vecchio, nella cintura est di Milano. Qui, come in tutto l'hinterland, molti studi professionali lavorano ormai in buona parte online: la posta è su un servizio in rete, i documenti si sincronizzano fra ufficio e casa, alcuni programmi gestionali si aprono dal browser. Quando chiediamo «e il backup?», la risposta più frequente è: «È tutto in cloud, quindi è al sicuro». Purtroppo non è così semplice. In questa pagina spieghiamo che cosa vuol dire davvero fare il backup in cloud di uno studio, quali domande fare prima di scegliere un servizio, quanto lavoro si può perdere e quanto tempo serve per ripartire, e come seguiamo gli studi di Peschiera Borromeo e dei comuni vicini.
Peschiera Borromeo, fra l'aeroporto e il Parco Sud
Peschiera Borromeo conta circa 24.000 abitanti e fa parte della Città metropolitana di Milano. È un comune con una forma particolare: non ha frazioni ma una quindicina di quartieri, fra cui Linate, che dà il nome all'aeroporto (lo scalo si estende anche sui territori di Segrate e di Milano), Bettola, Mezzate, San Bovio e Mirazzano. A Mirazzano c'è il castello che i conti Borromeo trasformarono da monastero in residenza estiva, ancora circondato da un fossato pieno d'acqua. Gran parte del territorio rientra nel Parco Agricolo Sud Milano, mentre l'aeroporto e l'Idroscalo, la cui sponda sud è in territorio comunale, formano una lunga barriera che ha condizionato la crescita dei quartieri.
Un tempo agricola, oggi Peschiera è un centro residenziale con una forte vocazione produttiva: piccole e medie imprese, aziende dei settori informatico e chimico, servizi. Attorno a imprese e famiglie lavorano commercialisti, consulenti del lavoro, avvocati, architetti, geometri, agenzie. È a loro che pensiamo in questa pagina: studi da una a quindici persone, senza un tecnico interno, con archivi che crescono ogni anno e che non si possono ricostruire se vanno persi.
Sincronizzare non è fare il backup
Il malinteso più diffuso riguarda i servizi di sincronizzazione, quelli che tengono una cartella identica sul PC dello studio, sul portatile di casa e online. Sono comodissimi, ma sono pensati per avere gli stessi file ovunque, non per proteggerli. Se un file viene cancellato, la cancellazione arriva dappertutto. Se un virus cifra i documenti sul PC, la versione cifrata viene caricata online e prende il posto di quella buona.
Alcuni di questi servizi tengono un cestino o le versioni precedenti, ma per un periodo limitato e deciso dal fornitore, e recuperare migliaia di file è un lavoro lungo. Lo stesso vale per la posta online: il fornitore si impegna a far funzionare la casella, non a restituirti fra sei mesi un messaggio cancellato per errore da un collaboratore.
Un backup vero ha tre caratteristiche che la sincronizzazione non ha:
- è separato: vive in un posto diverso, con credenziali diverse, e un errore sul PC non lo raggiunge;
- ha la memoria lunga: conserva molte versioni, per settimane o mesi, secondo regole decise dallo studio;
- è sorvegliato: qualcuno controlla ogni giorno che le copie siano andate a buon fine e, ogni tanto, che si possano riaprire.
Cosa deve finire nella copia di uno studio
Ogni professione ha i suoi dati delicati, e spesso si trovano in posti diversi da quelli che ci si aspetta. Questa tabella riassume quelli che controlliamo per primi quando impostiamo il backup di uno studio.
| Studio | Cosa copiare | Dove si nasconde spesso |
|---|---|---|
| Commercialista, consulente del lavoro | Archivi del gestionale contabile e delle paghe, file inviati e ricevute dei servizi telematici, fatture elettroniche, documenti dei clienti | Nella cartella dati del programma, su un PC o su un piccolo server, non in "Documenti" |
| Studio legale | Atti e documenti firmati digitalmente (file .p7m e PDF firmati), ricevute PEC di deposito e di consegna, fascicoli | Nella casella PEC e nel programma usato per redigere gli atti |
| Architetto, geometra, ingegnere | Disegni e modelli, pratiche edilizie, rilievi, foto di cantiere | File pesanti divisi fra la workstation e dischi esterni comprati negli anni |
| Agenzia, consulente, mediatore | Contratti, preventivi, archivio clienti, posta | Nella posta online e sui portatili di chi lavora fuori sede |
Due elementi vengono dimenticati quasi sempre. Il primo sono le ricevute della PEC: hanno valore di prova e vanno conservate insieme ai messaggi, non solo stampate quando serve. Il secondo è la configurazione: l'elenco dei programmi, le licenze, le impostazioni della firma digitale e della posta. Non sono dati dei clienti, ma senza quelle informazioni rimettere in piedi una postazione richiede giorni invece che ore. Per chi tiene la contabilità ci sono poi le esigenze dei periodi di scadenza, che raccontiamo nella guida sull'informatica per commercialisti.
Sei domande da fare a un servizio di backup in cloud
Non tutti i servizi sono uguali, e il prezzo per gigabyte dice poco. Prima di scegliere, queste sono le domande che facciamo noi per conto dello studio.
- Dove stanno i dati? Il GDPR non vieta di usare server fuori dall'Unione europea, ma il trasferimento richiede garanzie precise, previste dal capo V del Regolamento. Per uno studio è molto più semplice scegliere un servizio che conserva i dati nell'Unione, e averlo scritto nel contratto.
- Chi ha la chiave? I dati devono viaggiare e restare cifrati. Il livello più alto è la cifratura fatta prima dell'invio, con una chiave che conosce solo lo studio: il fornitore conserva i file ma non li può leggere. Il rovescio della medaglia è che, se la chiave si perde, si perde anche il backup. Va custodita con cura, in almeno due posti sicuri.
- Per quanto tempo restano le versioni? Un errore scoperto dopo tre mesi si rimedia solo se esiste ancora una copia di tre mesi prima. Di solito si combinano copie giornaliere recenti con copie settimanali e mensili più vecchie.
- Le copie si possono cancellare? Alcuni servizi permettono di bloccare le copie per un periodo stabilito, in modo che nessuno le possa modificare o eliminare (si parla di copie immutabili). È una difesa preziosa contro i ransomware moderni, che cercano proprio i backup per distruggerli: chi ruba le password dello studio non riesce comunque a cancellarli. Cosa fare se l'attacco arriva lo spieghiamo nella guida sul ransomware.
- Quanto ci vuole a riavere tutto? Scaricare un file è immediato. Riscaricare centinaia di gigabyte con la linea dell'ufficio può richiedere molte ore, a volte più di un giorno. Meglio saperlo prima e organizzarsi di conseguenza.
- Cosa dice il contratto? Chi conserva dati personali per conto dello studio è un responsabile del trattamento, e il GDPR (articolo 28) chiede un accordo scritto con istruzioni e garanzie. Vale per il fornitore del cloud e anche per il tecnico che gestisce le copie.
Quanto lavoro puoi perdere, quanto puoi restare fermo
Sono le due domande che decidono tutto il resto, e conviene rispondere prima di comprare qualsiasi cosa. I tecnici usano due sigle, RPO e RTO, ma il senso è semplice.
- Quanto lavoro puoi perdere. Se la copia si fa ogni notte, nel caso peggiore si perde una giornata. Per uno studio che in un giorno registra decine di documenti può essere troppo: allora si copiano più volte al giorno le cartelle che cambiano di più.
- Quanto puoi restare fermo. Se l'unica copia è online, il tempo di ripartenza dipende dalla velocità della linea. Per questo a molti studi consigliamo di affiancare al cloud una copia locale, su un NAS o su un disco dedicato: si riparte in fretta da quella, e il cloud resta la riserva per il caso grave, come un furto o un incendio.
I portatili: la parte dello studio che esce dalla porta
Molti professionisti lavorano anche da casa, dai clienti o in tribunale. Il portatile contiene spesso bozze, allegati scaricati dalla posta, documenti mai spostati nella cartella comune. Se viene rubato dall'auto o cade a terra, sparisce anche quel lavoro, e i dati che contiene finiscono nelle mani di qualcun altro. Per i portatili di uno studio suggeriamo quattro accorgimenti:
- copia automatica delle cartelle di lavoro verso il servizio dello studio ogni volta che il computer è connesso a internet, anche fuori ufficio;
- disco cifrato, così il furto del computer non diventa anche una fuga di dati;
- l'abitudine di salvare nelle cartelle dello studio e non sul desktop;
- accesso a due fattori su posta e servizi online, per non dipendere solo da una password.
Un esempio di impostazione per uno studio di cinque persone
Per rendere concreto il discorso, ecco come imposteremmo il backup di uno studio tipo con cinque postazioni, un NAS o un piccolo server per l'archivio comune, la posta online e la PEC. È un punto di partenza, da adattare ai programmi e ai volumi reali.
| Cosa | Come si copia | Quando |
|---|---|---|
| Archivio comune e dati del gestionale | Copia sul dispositivo locale con le versioni, poi invio cifrato al cloud | Più volte al giorno in locale, ogni notte online |
| Posta e documenti online | Servizio di backup dedicato alle caselle e alle cartelle in rete | Ogni giorno |
| Caselle PEC | Archiviazione periodica di messaggi e ricevute | Ogni settimana, e comunque prima che la casella si riempia |
| Portatili | Copia automatica delle cartelle di lavoro | Quando sono connessi |
| Configurazioni, licenze, credenziali | Documento cifrato aggiornato a ogni modifica | A ogni cambiamento |
A tutto questo si aggiungono due controlli: la lettura quotidiana degli esiti, che fa il tecnico e non la segreteria, e una prova di recupero programmata, con qualche file scelto a caso ogni mese e, una volta l'anno, il ripristino completo su una macchina di prova. Le regole di base sono nella guida sul backup aziendale; qui volevamo mostrare come cambiano quando gran parte del lavoro dello studio è già online.
Da Lodi Vecchio agli studi di Peschiera
Il backup si imposta e si sorveglia quasi tutto a distanza: la configurazione dei programmi di copia, la lettura degli esiti, le prove di recupero, il ripristino di un singolo file o di una casella. Ci colleghiamo con AnyDesk o RustDesk, che trovi nella pagina Supporto tecnico: il collegamento parte solo quando lo avvii tu, e puoi seguire ogni passaggio sullo schermo. In studio veniamo per installare il NAS o il server, sistemare la rete, sostituire un disco o preparare una postazione dopo un guasto.
43 € + IVA all'ora
La stessa tariffa a distanza e in studio. Per le visite a Peschiera Borromeo si aggiunge l'uscita, calcolata sui chilometri da Lodi Vecchio. Servizio cloud, NAS e dischi si valutano a parte, in base ai volumi.
Seguiamo anche gli studi dei comuni vicini: Mediglia (circa 14 km), Pantigliate (circa 16 km), Settala (circa 17 km), Segrate (circa 23 km) e San Donato Milanese (circa 18 km), dove abbiamo una pagina dedicata agli uffici di San Donato. Per un backup sorvegliato con continuità, controlli ed esiti entrano in un contratto di assistenza a canone costruito sui sistemi reali dello studio, con un tecnico di riferimento.
La prima telefonata per chiarire le idee è gratuita e senza impegno e rispondiamo entro 24 ore lavorative. Chiamaci al 0371 464 186 o al 347 368 2954, anche su WhatsApp, dal lunedì al venerdì 9–13 e 15–18:30, scrivi a info@faberweb.it oppure usa il modulo contatti. Tutti i servizi sono nella pagina Informatica e assistenza.
Domande frequenti
Usiamo già un servizio di archiviazione online: dobbiamo aggiungere anche il backup?
Quasi sempre sì. Un servizio che sincronizza le cartelle replica anche gli errori: un file cancellato o cifrato da un virus sparisce o si rovina ovunque. Il backup è una copia separata, con versioni conservate a lungo e credenziali diverse. Partiamo da quello che usate già e aggiungiamo solo ciò che manca.
Possiamo usare un servizio di backup con i server fuori dall'Europa?
Si può, ma il GDPR chiede garanzie specifiche per i trasferimenti di dati personali fuori dall'Unione, e questo complica le cose a uno studio. Per questo consigliamo servizi che conservano i dati nell'Unione europea e lo dichiarano nel contratto, con la cifratura attiva prima dell'invio.
Quanto spazio serve per il backup di uno studio?
Più dei dati originali, perché si conservano anche le versioni precedenti. Quanto di più dipende da quanti file cambiano ogni giorno e per quanto tempo volete tenere le versioni. Prima di scegliere il servizio misuriamo i volumi reali dello studio, così il preventivo non si basa su stime a occhio.
Le versioni vecchie del backup vanno cancellate per rispettare la privacy?
Il GDPR chiede di non conservare i dati personali più a lungo del necessario (articolo 5). Anche per il backup conviene quindi fissare per iscritto quanto durano le versioni, in accordo con gli obblighi di conservazione della tua professione, e lasciare che il sistema elimini da solo quelle scadute.
Chi controlla ogni giorno che il backup sia andato a buon fine?
Gli avvisi di esito arrivano al tecnico che segue lo studio, non solo alla segreteria, che ha altro da fare. Con un contratto di assistenza il controllo è quotidiano e le prove di recupero sono programmate; senza contratto possiamo comunque impostare gli avvisi e verificare le copie a richiesta.