Cambiare fornitore informatico senza perdere password, dati e documentazione

Quasi tutti rimandano il cambio del fornitore informatico per lo stesso motivo: la paura di restare bloccati. "Le password le ha lui." "Il dominio non so a chi è intestato." "Il backup lo gestisce un suo programma." Sono timori fondati, perché in molti uffici le chiavi di casa sono finite, anno dopo anno, in mano a una sola persona esterna. La buona notizia è che i sistemi sono tuoi, e con un po' di metodo il passaggio si fa senza fermare il lavoro e senza litigi. Questa guida ti accompagna in ordine: quando muoverti, cosa farti consegnare, dove si perde più tempo, cosa fare se il vecchio fornitore non collabora e quali accessi chiudere il giorno del cambio. Vale sia per chi lascia un'azienda di assistenza sia per chi saluta il "tecnico di fiducia" che va in pensione.

L'ordine giusto: prima il nuovo, poi la disdetta

L'errore più costoso è disdire per primo e cercare il sostituto dopo. Per qualche settimana nessuno ha la responsabilità dei tuoi sistemi, e se in quel periodo si guasta qualcosa non sai chi chiamare. Meglio seguire questa sequenza:

1. Scegli il nuovo fornitore e fagli fare una prima ricognizione: cosa c'è in rete, cosa si vede già, cosa manca. Se non sai che domande fare, trovi una traccia nella guida su come scegliere un fornitore di assistenza.
2. Rileggi il contratto in corso: scadenza, preavviso per disdire, eventuali impegni sulla consegna della documentazione.
3. Prepara l'elenco delle consegne insieme al nuovo fornitore, usando la lista qui sotto.
4. Comunica la disdetta per iscritto, allegando l'elenco e una data entro cui ricevere il materiale. La PEC lascia una traccia certa.
5. Fissa un periodo di sovrapposizione di qualche settimana, in cui il vecchio fornitore è ancora raggiungibile e il nuovo verifica che tutto quello che ha ricevuto funzioni.
6. Chiudi gli accessi del fornitore uscente solo alla fine, quando il nuovo ha provato credenziali e procedure.

Evita i periodi più delicati per la tua attività: le settimane delle scadenze fiscali per uno studio, la chiusura dell'anno per un'azienda, l'alta stagione per un negozio.

La lista di cosa farti consegnare

Non serve che il fornitore uscente ti scriva un manuale. Servono informazioni precise e verificabili, raccolte in un documento che resti tuo. Dividile per gruppi.

Accessi da amministratore

• Credenziali di amministrazione di server, NAS, firewall, router, switch gestiti, access point Wi-Fi, centralino e videoregistratore delle telecamere.
• Account amministratore locale dei PC, se diverso per ogni macchina.
• Accessi ai pannelli dei servizi in cloud: posta, archivi online, gestionale in cloud, antivirus centralizzato.

Rete e connessione

• Schema della rete con gli indirizzi principali, le reti separate (per esempio quella degli ospiti) e i collegamenti con altre sedi o con chi lavora da casa.
• Dati della linea internet: operatore, codice cliente, eventuali indirizzi fissi e configurazioni della VPN.

Backup

• Cosa viene salvato, dove, con quale programma e con che frequenza.
• La chiave o password di cifratura delle copie: senza, un backup cifrato è illeggibile anche per te.
• Data e esito dell'ultima prova di ripristino, se è mai stata fatta.

Licenze e scadenze

• Elenco delle licenze (sistemi operativi, programmi, antivirus) con l'account su cui sono registrate.
• Scadenze di domini, certificati, abbonamenti, garanzie di server e NAS.
• Chiavi di ripristino BitLocker dei PC cifrati, se il fornitore le ha conservate lui.

Domini e posta: il punto dove si perde più tempo

Il nome a dominio (quello del sito e degli indirizzi email) è spesso il nodo più difficile, perché è registrato presso un fornitore terzo e a volte risulta intestato al tecnico invece che all'azienda. Prima di tutto controlla chi è l'intestatario: per i domini .it puoi fare una ricerca sul servizio pubblico del Registro .it, che mostra i dati principali della registrazione. Se l'intestatario è la tua azienda, sei in una posizione forte anche se le credenziali del pannello le ha qualcun altro.

Per spostare il dominio presso un altro gestore serve un codice di trasferimento, che per i .it si chiama AuthInfo e per molte altre estensioni EPP o auth code. Lo rilascia il gestore attuale all'intestatario. Attenzione però: trasferire il dominio non è obbligatorio per cambiare tecnico. Spesso basta che tu abbia l'accesso al pannello del gestore e che il nuovo fornitore possa modificare i record DNS, cioè le impostazioni che indicano dove si trovano sito e posta.

Per la posta su servizi come Microsoft 365 o Google Workspace, assicurati che almeno un account amministratore globale sia intestato a una persona della tua azienda, con un'autenticazione a due fattori legata a un telefono aziendale. Molti fornitori, per gestire il servizio, risultano collegati come partner con permessi di amministrazione: con il nuovo tecnico controlla quali permessi restano attivi e rimuovi quelli che non servono più.

Se il vecchio fornitore non collabora

Capita di rado, ma capita: risposte che non arrivano, consegne a metà, richieste di somme non previste per "preparare la documentazione". Prima di alzare i toni, ricorda alcuni punti.

• Gli apparecchi e i dati sono tuoi. Server, NAS e PC acquistati dall'azienda le appartengono, come i dati contenuti. Un fornitore non può trattenerli.
• La privacy ti dà un appoggio. Chi fa assistenza su sistemi che contengono dati personali è di norma un responsabile del trattamento. L'articolo 28 del GDPR (Regolamento UE 2016/679) prevede che, terminato il servizio, il responsabile cancelli o restituisca tutti i dati personali secondo la scelta del titolare, cioè tua.
• Quasi tutto si recupera anche senza di lui. Le password di un server, di un NAS o di un firewall si possono reimpostare con procedure dei produttori, a volte con un ripristino che richiede di riconfigurare l'apparecchio. Il pannello del dominio si recupera rivolgendosi al gestore come intestatario. Costa tempo, ma non è un vicolo cieco.
• Metti tutto per iscritto. Una richiesta formale via PEC, con l'elenco puntuale e una data, è il primo passo. Se il contratto prevedeva la consegna della documentazione, fai riferimento a quella clausola. Per i casi più seri, il consiglio di un legale.

Proprio per evitare questa situazione la clausola sulla consegna di credenziali e documentazione va inserita fin dall'inizio, come spiegato nella guida sul contratto di assistenza informatica.

Il giorno del cambio: gli accessi da chiudere

Dopo il passaggio, chi ti seguiva prima non deve più poter entrare nei tuoi sistemi. Non è sfiducia: è la stessa regola che vale quando un dipendente lascia l'azienda. Il nuovo fornitore deve controllare, uno per uno:

1. Programmi di accesso remoto installati in modo permanente su PC e server, compresi quelli che il vecchio tecnico usava e che il nuovo non userà.
2. Utenti amministratori nominativi del fornitore uscente su server, dominio, NAS, firewall e servizi cloud: si disattivano, e le password condivise si cambiano tutte.
3. Utenti VPN e regole del firewall che permettevano l'accesso da indirizzi del vecchio fornitore.
4. Avvisi automatici: email di allarme di backup, NAS e antivirus che arrivano ancora al vecchio indirizzo. Vanno spostate, altrimenti nessuno vedrà più gli errori.
5. Attività pianificate che inviano dati o copie verso spazi del fornitore uscente: vanno individuate e sostituite con una destinazione tua.
6. Password del Wi-Fi e degli apparati di rete, se le conosceva.

Privacy e amministratori di sistema dopo il passaggio

Il cambio di fornitore ha due conseguenze sulle carte della privacy. La prima: serve un nuovo atto che regoli il trattamento dei dati con chi subentra, come previsto dall'articolo 28 del GDPR. La seconda: se il fornitore ha accesso con privilegi elevati, l'elenco degli amministratori di sistema va aggiornato, togliendo le persone del vecchio fornitore e aggiungendo quelle del nuovo, secondo il provvedimento del Garante sugli amministratori di sistema. I dettagli sono nella guida sugli obblighi per l'amministratore di sistema. Conserva anche la comunicazione con cui il fornitore uscente conferma la restituzione o la cancellazione dei dati.

I primi trenta giorni con il nuovo fornitore

Ricevere le credenziali non basta: bisogna verificare che siano giuste e che il quadro sia completo. Un buon inizio prevede almeno questi passaggi.

• Prova di accesso a tutto, apparecchio per apparecchio, prima di chiudere gli accessi del vecchio fornitore.
• Prova di ripristino del backup: un file, una cartella, il database del gestionale. È il momento in cui si scopre se le copie erano davvero complete.
• Inventario aggiornato di PC, stampanti, apparati di rete e programmi, con età e stato di aggiornamento.
• Calendario delle scadenze: domini, certificati, licenze, garanzie, rinnovi di PEC e firme digitali.
• Una copia della documentazione nelle tue mani, conservata fuori dai sistemi che descrive. Se domani cambiassi di nuovo, il passaggio dovrebbe richiedere ore, non settimane.

Un esempio di passaggio ben organizzato

Immagina uno studio tecnico con sette postazioni, un NAS per i progetti, posta su un servizio in cloud e un sito gestito dallo stesso tecnico che segue i PC. Il titolare sceglie il nuovo fornitore a marzo, con il contratto in scadenza a fine giugno e un preavviso di sessanta giorni. Ad aprile il nuovo tecnico fa la ricognizione e scopre che il dominio è intestato allo studio ma il pannello del gestore è registrato con l'email personale del vecchio tecnico. La disdetta parte via PEC entro i termini, con l'elenco delle consegne. A maggio arrivano le credenziali: si provano tutte, si sposta l'accesso al pannello del dominio su un indirizzo dello studio e si fa un ripristino di prova dal NAS. A fine giugno si chiudono gli accessi remoti del fornitore uscente e si aggiornano le nomine privacy. Nessun giorno di fermo, e lo studio ora ha in cassetto la sua documentazione.

Se il nuovo fornitore siamo noi

Quando un ufficio passa a Faberweb, partiamo da una ricognizione dei sistemi e prepariamo con te l'elenco delle consegne da chiedere al fornitore uscente. Poi verifichiamo credenziali e backup, chiudiamo gli accessi che non servono più e ti lasciamo la documentazione aggiornata: le chiavi restano tue. Ogni cliente ha un tecnico di riferimento; lavoriamo da remoto in tutto il Nord e il Centro Italia e in sede entro circa 100 km da Lodi Vecchio, con contratti di assistenza continuativa a canone costruiti sui sistemi che troviamo. Il lavoro fuori contratto costa 43 € + IVA all'ora, sia a distanza sia da te, con l'uscita calcolata sui chilometri quando veniamo in ufficio.

Puoi chiamarci o scriverci su WhatsApp al 0371 464 186, oppure usare il modulo contatti: ti rispondiamo entro 24 ore lavorative. Una telefonata iniziale serve a chiarire le idee; per le aziende vicine a Lodi Vecchio c'è anche un primo incontro conoscitivo. I servizi sono elencati nella pagina Informatica e assistenza.

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