Cambiare il tecnico informatico è una di quelle decisioni che si rimandano finché qualcosa va storto: il server si ferma di lunedì e nessuno risponde, una fattura arriva con ore che non tornano, il collega che "sistemava i computer" lascia l'azienda. A quel punto si sceglie in fretta, spesso il primo nome consigliato da un conoscente. Questa guida ti propone un metodo diverso: dieci domande da fare a ogni fornitore che valuti, con il motivo per cui contano, la risposta che dovrebbe rassicurarti e quella che invece deve farti alzare le antenne. Le domande valgono per un ufficio di tre persone come per un'azienda di trenta, e ti servono anche se resti con il fornitore attuale: rifargliele è un buon modo per capire a che punto siete.
Prima delle domande: una pagina sul tuo ufficio
Un incontro con un fornitore rende molto di più se arrivi con le idee chiare. Prepara una pagina, anche scritta a mano, con queste informazioni:
- Quante persone lavorano al computer e quante da casa o in trasferta.
- Cosa c'è in ufficio: PC, portatili, server o NAS, stampanti di rete, centralino, telecamere.
- I programmi senza i quali vi fermate: gestionale, contabilità, programmi tecnici, posta e PEC, firma digitale.
- I problemi dell'ultimo anno: cosa si è rotto, quanto siete rimasti fermi, cosa vi ha fatto arrabbiare.
- Cosa ti aspetti: qualcuno da chiamare quando serve, oppure qualcuno che tenga tutto in ordine anche quando non chiami.
Con questa pagina in mano puoi dare a tutti i fornitori le stesse informazioni e confrontare le risposte in modo onesto. Un fornitore serio, leggendola, comincia subito a fare domande: è già un primo segnale positivo.
Le 10 domande
1. Chi sarà, in concreto, la persona che segue il mio ufficio?
Dietro un buon marchio può esserci un call center con tecnici che cambiano a ogni chiamata, oppure una persona che dopo qualche mese conosce a memoria la tua rete. Chiedi un nome e chiedi chi la sostituisce durante ferie e malattie.
Rassicura: un referente con nome e cognome, un sostituto indicato e un sistema per lasciare traccia di quello che si fa sui tuoi computer. Insospettisce: "dipende da chi è libero", oppure un tecnico unico senza nessuno che possa coprirlo.
2. Conosci i programmi che usiamo noi?
Un PC è uguale ovunque; i programmi no. Uno studio di commercialisti vive di invii telematici, firma digitale e PEC; un'impresa artigiana del gestionale collegato al magazzino; uno studio tecnico di programmi di disegno pesanti. Chiedi esempi di problemi risolti su programmi come i tuoi.
Rassicura: risposte concrete, anche un "questo programma non lo conosco, ma lavoreremo con l'assistenza del produttore". Insospettisce: "conosciamo tutto", senza un solo esempio.
3. Cosa succede, minuto per minuto, quando ti chiamo?
Fatti descrivere il percorso di una richiesta: a chi arriva, chi la registra, entro quanto qualcuno ti richiama, come vieni aggiornato. Chiedi anche quali canali valgono (telefono, email, WhatsApp, modulo) e in quali orari.
Rassicura: tempi espressi in ore lavorative e un orario chiaro. Insospettisce: "rispondiamo sempre subito", che nessuno può mantenere quando cinque clienti chiamano insieme.
4. Come ti colleghi ai nostri computer da remoto?
Gran parte dell'assistenza oggi si fa a distanza, e lo strumento usato dice molto sulla serietà del fornitore. Chiedi quale programma usa, se il collegamento richiede la tua autorizzazione ogni volta, se resta installato un accesso permanente e chi può usarlo.
Rassicura: un programma conosciuto, accessi autorizzati da te e la possibilità di vedere sullo schermo cosa fa il tecnico. Per capire cosa è normale aspettarsi leggi la guida sull'assistenza informatica da remoto. Insospettisce: accessi permanenti installati senza spiegazioni, magari con la stessa password per tutti i clienti.
5. Come tratti le nostre password e i dati personali che vedi?
Il tecnico, lavorando, vede i dati dei tuoi clienti e dipendenti. Per il GDPR chi tratta dati personali per conto tuo è un responsabile del trattamento e il rapporto va regolato per iscritto (art. 28 del Regolamento UE 2016/679). Se ha accesso da amministratore a server e reti, si applicano anche le misure del provvedimento del Garante sugli amministratori di sistema.
Rassicura: il fornitore stesso ti propone l'atto di nomina e ti spiega come conserva le credenziali. Insospettisce: "la privacy non riguarda noi" oppure password tenute su un foglio di calcolo condiviso.
6. Come si calcola una fattura?
Due fornitori con la stessa tariffa oraria possono fatturare cifre molto diverse per lo stesso lavoro. Chiedi come si conteggia il tempo (minimo addebitato, frazioni), come si paga l'intervento in sede, se il materiale compare a parte e se ogni intervento ha un rapporto scritto. Il modo più rapido è chiedere di vedere un esempio di rapporto d'intervento, con i dati del cliente oscurati.
Rassicura: regole chiare e scritte prima. Insospettisce: un prezzo a voce, oppure fatture con la sola dicitura "assistenza tecnica" e un totale.
7. Cosa fai senza che io te lo chieda?
Il fornitore che interviene solo quando chiami ti costa di più nel lungo periodo, perché i problemi arrivano già grandi. Chiedi quali controlli fa di sua iniziativa: aggiornamenti, verifica dei backup, scadenze di domini, certificati, licenze e firme digitali, segnalazione dei PC che stanno invecchiando.
Rassicura: un elenco preciso di controlli, con la loro frequenza. Insospettisce: "se c'è un problema ce ne accorgiamo", senza dire come.
8. Cosa mi sconsiglieresti di comprare?
È la domanda che spiazza di più, ed è utile proprio per questo. Un buon consulente ti dice anche quando un acquisto non serve: il server nuovo quando basta un NAS, il firewall costoso per un ufficio tutto in cloud, il PC di fascia alta per chi scrive solo email.
Rassicura: almeno un "non ti serve" motivato. Insospettisce: ogni problema si risolve comprando qualcosa, possibilmente subito.
9. Se un giorno ci lasciamo, cosa mi consegni?
Fa strano chiederlo all'inizio, ma è il momento giusto. I sistemi sono tuoi, quindi anche credenziali, schema della rete, configurazioni e descrizione del backup devono poter passare a chiunque tu scelga. Le clausole da scrivere sono spiegate nella guida sul contratto di assistenza informatica.
Rassicura: "ti consegniamo tutto, e intanto te ne lasciamo una copia aggiornata". Insospettisce: esitazioni, o la proposta di tenere le password "per sicurezza" solo da lui.
10. Quanto ci metti, davvero, ad arrivare qui?
Non tutto si risolve a distanza: uno switch guasto, un cavo tranciato, un server che non riparte richiedono qualcuno in ufficio. Chiedi dove si trova la sede del fornitore, quanto tempo serve in concreto per raggiungerti e se ha un laboratorio dove portare i computer.
Rassicura: una distanza dichiarata e un costo dell'uscita chiaro. Insospettisce: un fornitore molto lontano che promette interventi in sede "in giornata" senza spiegare come.
Come verificare quello che ti raccontano
Le risposte a voce sono un inizio. Alcune cose si possono controllare in pochi minuti, gratis o quasi:
- L'impresa esiste ed è attiva. La visura camerale si richiede online dal Registro delle Imprese delle Camere di Commercio e dice da quando l'impresa è iscritta e di cosa si occupa.
- La partita IVA è valida. L'Agenzia delle Entrate offre un servizio online di verifica della partita IVA; per le operazioni con altri paesi europei c'è il sistema VIES della Commissione europea.
- Per gli enti pubblici, l'abilitazione di un fornitore al Mercato elettronico della PA si verifica sul portale acquistinretepa.it; in Lombardia c'è anche la piattaforma regionale Sintel.
- Un primo incarico piccolo. Prima di firmare un contratto annuale affida un lavoro limitato: la verifica del backup, la sistemazione di una stampante di rete, l'inventario dei PC. Vedrai come lavora, come comunica e come fattura.
Cinque segnali che consigliano di cercare altrove
- Ti propone un canone senza aver visto nulla. Un prezzo fatto al buio è un prezzo indovinato.
- Parla solo di prodotti e mai di come lavorate voi.
- Non lascia nulla di scritto: né rapporti, né documentazione, né nomine privacy.
- Usa la paura come argomento di vendita: "se non comprate entro venerdì rischiate tutto".
- Non ti richiama durante la trattativa. Se non risponde quando vuole conquistarti, difficilmente lo farà dopo.
Come mettere a confronto due o tre fornitori
Dopo gli incontri, prendi un foglio e dai a ogni domanda un punteggio da 0 a 2: 0 se la risposta ti ha preoccupato, 1 se era vaga, 2 se era concreta e verificabile. Dai peso doppio alle domande che per te contano di più: per uno studio che vive di scadenze telematiche sarà la numero 2, per un'azienda con magazzino e server la numero 10. Il prezzo va guardato alla fine, sul totale annuo stimato e non sulla sola tariffa; per costruirlo ti aiuta la guida su quanto costa l'assistenza informatica.
Un consiglio: fai le domande per email oltre che a voce. Le risposte scritte si confrontano meglio e, se poi firmi, diventano un riferimento utile per scrivere il contratto.
Le nostre risposte, in breve
È giusto che anche noi ci sottoponiamo allo stesso esame. Faberweb lavora dal 2001 da Lodi Vecchio, in Via San Rocco 28, dove si trovano la sede operativa e il laboratorio.
- Persona: ogni cliente ha un tecnico di riferimento.
- Contatti: telefono e WhatsApp al 0371 464 186, email info@faberweb.it, dal lunedì al venerdì 09:00–13:00 e 15:00–18:30; rispondiamo entro 24 ore lavorative.
- Remoto: usiamo AnyDesk o RustDesk, che scarichi dalla pagina Supporto tecnico; vedi tutto sullo schermo e puoi chiudere il collegamento quando vuoi.
- Tariffa: 43 € + IVA all'ora, la stessa da remoto e in sede; per l'intervento in sede si aggiunge l'uscita in base ai chilometri da Lodi Vecchio.
- Zona: in sede entro circa 100 km da Lodi Vecchio; oltre, da remoto. I computer si possono anche portare in laboratorio.
- Continuità: per chi lo desidera, contratti di assistenza continuativa a canone costruiti sui sistemi reali dell'ufficio.
- Enti pubblici: siamo abilitati su Consip/MEPA e su Sintel.
Seguiamo aziende, studi professionali, enti e privati. Tutti i servizi sono nella pagina Informatica e assistenza; se vuoi farci le dieci domande di persona, scrivici dal modulo: la prima telefonata per chiarire le idee è gratuita e senza impegno.
Domande frequenti
Meglio un tecnico che lavora da solo o un'azienda più strutturata?
Il tecnico singolo conosce bene ogni cliente ma, se si ammala o va in ferie, nessuno lo sostituisce. La grande struttura copre sempre gli orari ma rischia di farti parlare ogni volta con qualcuno di nuovo. Per un piccolo ufficio funziona bene una via di mezzo: un referente fisso che ti conosce, con alle spalle una squadra in grado di coprirlo.
Quanti preventivi conviene chiedere?
Due o tre bastano. Con uno solo non hai termini di paragone; con troppi passi settimane in incontri e finisci per scegliere solo sul prezzo. L'importante è dare a tutti le stesse informazioni sul tuo ufficio, così le offerte si possono confrontare davvero.
Il fornitore del gestionale può occuparsi anche dei computer?
A volte sì, ma spesso conosce molto bene il suo programma e meno la rete, il backup, la posta o la sicurezza. Funziona bene quando i due ruoli sono chiari: la software house segue il gestionale, il tecnico informatico segue tutto il resto, e i due si parlano quando serve, per esempio negli aggiornamenti o nel cambio del server.
Come cambio fornitore senza restare scoperto per qualche settimana?
Scegli il nuovo fornitore prima di disdire il vecchio, chiedi a quello uscente credenziali e documentazione e fissa un periodo di passaggio in cui il nuovo verifica tutto: accessi, backup, scadenze. Evita di cambiare in un periodo critico, come le settimane delle scadenze fiscali o la chiusura di fine anno.
Un fornitore che lavora solo da remoto può bastare?
Se tutto il lavoro è in cloud e i computer sono pochi, a volte sì. Se in ufficio ci sono un server, una rete cablata, stampanti condivise o telecamere, prima o poi serve qualcuno sul posto: in quel caso conta sapere chi viene, quanto ci mette e quanto costa lo spostamento.