Da qualche tempo, quando entri nella tua casella di posta certificata, il gestore ti invita ad "adeguare la PEC agli standard europei". Non è un messaggio pubblicitario e non serve cambiare indirizzo: si tratta di due operazioni da fare una volta sola, cioè dimostrare che il titolare della casella sei davvero tu e aggiungere un secondo controllo all'accesso. In questa guida spieghiamo in parole semplici che cosa si intende per PEC europea, che cosa sappiamo oggi sugli obblighi, come si fa l'adeguamento sulle caselle Aruba e come rimettere in funzione Outlook, Thunderbird o Apple Mail dopo aver attivato la verifica in 2 passaggi. Le istruzioni sono aggiornate al 12 novembre 2026 sulle guide ufficiali del gestore.
Che cosa vuol dire "PEC europea"
La PEC è un sistema nato in Italia: un messaggio inviato da una casella certificata a un'altra ha lo stesso valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno, ma solo all'interno del nostro Paese. Nel resto d'Europa il riferimento è il regolamento eIDAS (Regolamento UE 910/2014), che disciplina i servizi elettronici di recapito certificato e, in particolare, quelli "qualificati": per loro il regolamento chiede, fra l'altro, di identificare il mittente con un elevato livello di sicurezza e di identificare il destinatario prima della consegna.
Per avvicinare la PEC a queste regole, l'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID) e i gestori italiani hanno lavorato a uno standard tecnico comune, chiamato REM (Registered Electronic Mail) e pubblicato dall'ente europeo di normazione ETSI nella serie EN 319 532. Il 29 settembre 2025 la Commissione europea ha poi adottato il Regolamento di esecuzione (UE) 2025/1944, che fissa le norme di riferimento per i servizi qualificati di recapito certificato e per la loro interoperabilità. In Italia, il decreto-legge 135/2018 aveva già previsto che la PEC venisse resa conforme a eIDAS con un apposito decreto.
C'è anche un motivo molto pratico. La stessa AgID ricorda che la PEC certifica l'invio e la consegna, ma non dimostra da sola chi ha usato la casella: il mittente può non coincidere con il titolare. Verificare l'identità del titolare e proteggere l'accesso con un secondo fattore serve proprio a ridurre questa distanza.
Che cosa cambia per te, in pratica
Per chi usa la PEC tutti i giorni le differenze sono poche, ma vanno conosciute prima di iniziare, soprattutto se la casella è aperta in un programma di posta.
| Aspetto | Casella non adeguata | Casella adeguata |
|---|---|---|
| Indirizzo PEC | Quello attuale | Resta lo stesso |
| Identità del titolare | Dichiarata quando hai attivato la casella | Verificata con CIE, firma digitale, firma remota o CNS |
| Accesso alla webmail | Nome casella e password | Nome casella, password e conferma sull'app del telefono |
| Outlook, Thunderbird, Apple Mail | Password della casella | Password dedicata generata dal gestore, valida 6 mesi |
| Costo dell'adeguamento (Aruba) | - | Gratuito, secondo la guida ufficiale |
Su Aruba, quando entrambe le operazioni sono completate, accanto alla casella compare una spunta blu: è il segnale che l'identità è verificata e la verifica in 2 passaggi è attiva.
È obbligatorio? Cosa sappiamo oggi
Su questo punto in rete circolano molte date, spesso contraddittorie e già superate. Ecco quello che risulta dalle fonti ufficiali che abbiamo consultato il 12 novembre 2026:
- le guide di Aruba presentano l'adeguamento come un passaggio da completare per avere identificazione certa del titolare, più sicurezza e una casella pronta per l'evoluzione verso la REM;
- nelle stesse guide non compaiono una scadenza né blocchi per le caselle non adeguate;
- le date di "spegnimento" della vecchia PEC annunciate negli anni passati da vari siti non sono mai state confermate da un provvedimento ufficiale che abbiamo potuto verificare.
Il nostro consiglio è semplice: non aspettare una scadenza. L'operazione è gratuita, si fa in pochi minuti quando hai gli strumenti giusti e ti protegge subito da chi dovesse rubare la password della casella. Tieni d'occhio le comunicazioni del tuo gestore: sarà lui a informarti per primo di eventuali obblighi e date ufficiali.
Prima di iniziare: cosa preparare
La maggior parte dei blocchi nasce da qualcosa che manca proprio a metà procedura. Prima di cliccare su "Adegua la tua PEC" controlla di avere:
- Le credenziali della casella: indirizzo completo e password che funziona davvero, provata dalla webmail.
- Uno strumento di identità intestato al titolare: Carta d'identità elettronica con il suo PIN, firma digitale (anche di un gestore diverso da Aruba) con il PIN, firma remota con le credenziali e l'app che genera il codice OTP, oppure CNS o Tessera sanitaria attivata con il PIN e un lettore collegato al computer.
- Uno smartphone o tablet con l'ultima versione dell'app Aruba PEC, un blocco schermo attivo (PIN, impronta o volto) e le notifiche abilitate.
- Un numero di cellulare verificato nella gestione account della casella: servirà per il codice SMS.
- L'elenco dei programmi e dei dispositivi che usano la casella: PC dell'ufficio, portatile, eventuali altri programmi che inviano PEC. Dopo la verifica in 2 passaggi andranno aggiornati tutti.
Se la casella è di una società o di un ente, l'identità da confermare è quella del legale rappresentante. Prepara anche, per sicurezza, una visura camerale recente o il documento che attesta i poteri di rappresentanza: se i controlli automatici non bastano, il gestore li chiederà.
Passaggio 1: confermare l'identità del titolare
Puoi avviare la procedura da quattro punti diversi, che portano allo stesso pannello: la Webmail PEC (menu utente, "Conferma identità"), l'Area clienti Aruba, la Gestione account PEC oppure l'app Aruba PEC (menu, "Adegua la tua PEC"). Il percorso è questo:
- Controlla i dati del titolare e l'elenco delle caselle a lui intestate. Se nome e cognome non corrispondono al codice fiscale, vanno corretti prima di proseguire.
- Scegli lo strumento con cui riconoscerti e premi Prosegui.
- Leggi e accetta il modulo di richiesta e le condizioni contrattuali.
- Esegui il riconoscimento seguendo le istruzioni dello strumento scelto (vedi l'elenco qui sotto).
- Controlla l'esito. Se il riconoscimento riesce, il sistema mostra che l'identità è confermata; per una società o un ente diventa definitiva solo dopo la verifica dei poteri di rappresentanza.
Gli strumenti accettati, uno per uno
- Carta d'identità elettronica (CIE). Serve il PIN, che è diviso in due metà: la prima sulla ricevuta della richiesta, la seconda nella lettera arrivata con la carta. Si usa l'app CieID su un telefono con NFC, oppure un lettore contactless collegato al PC con il Software CIE. Guida ufficiale: conferma dell'identità con CIE.
- Firma digitale su smart card o chiavetta. Colleghi il dispositivo, inserisci il PIN e, se richiesto, installi il componente per il browser. Se il dispositivo non viene rilevato c'è una strada alternativa: scarichi il modulo, lo firmi con il programma del tuo gestore di firma in formato PDF (PAdES) e lo ricarichi. Guida ufficiale: conferma dell'identità con firma digitale.
- Firma remota, di Aruba o di un altro gestore, con le sue credenziali e l'app che genera il codice OTP.
- CNS o Tessera sanitaria attivata, con il PIN ricevuto all'attivazione e un lettore di smart card compatibile.
Le guide Aruba di novembre 2026 indicano questi quattro strumenti; l'elenco completo, con le eventuali novità, è nella pagina Come confermare l'identità del titolare. Se la firma digitale dà problemi con il PC, ad esempio dopo il passaggio a Windows 11, trovi le verifiche da fare nella nostra guida su firma digitale che non funziona con Windows 11.
Caselle intestate a società, enti, condomini e studi
Quando il titolare è una persona giuridica, il sistema confronta la ragione sociale con i registri ufficiali e verifica che chi si riconosce sia il legale rappresentante. Se questo controllo non va a buon fine, il gestore chiede dei documenti con data di emissione non superiore a 30 giorni e successiva all'esito negativo. Alcuni esempi tratti dalla guida Aruba per le persone giuridiche:
- imprese iscritte al Registro delle Imprese: visura camerale;
- pubbliche amministrazioni: atto di nomina del rappresentante;
- condomini: verbale di nomina dell'amministratore e verbale che lo autorizza al riconoscimento, se l'autorizzazione non è già nella nomina;
- studi associati: certificato di iscrizione se registrati, altrimenti una dichiarazione firmata da tutti i soci;
- società semplici: atto costitutivo, visura e, se la rappresentanza è limitata, un verbale societario.
Lo stato della pratica (da confermare, verifiche in corso, documenti mancanti, completato) si segue dalla webmail o dall'Area clienti. Se il legale rappresentante è cambiato e nessuno ha aggiornato i dati della casella, conviene sistemare prima il titolare: è uno dei casi più frequenti nelle piccole società.
Passaggio 2: attivare la verifica in 2 passaggi
La verifica in 2 passaggi fa sì che, oltre alla password, ogni accesso alla webmail o all'area di gestione debba essere approvato con una notifica sull'app del tuo telefono. Su Aruba si attiva solo dall'app, non dal computer, ed è legata a un solo dispositivo.
- Installa o aggiorna l'app Aruba PEC sul telefono che userai d'ora in poi.
- Accedi con la casella e la password. Al primo accesso l'app propone "Attiva Verifica"; se la casella è già nell'app, vai su Impostazioni, scegli la casella e, nella sezione Sicurezza, tocca "Verifica in due passaggi".
- Tocca "Attiva e associa questo dispositivo".
- Inserisci il codice ricevuto via SMS e conferma. Se il numero non è più attivo, aggiornalo prima dalla Gestione account PEC.
- Prova subito un accesso dalla webmail sul PC: dopo la password deve arrivare la notifica da approvare sul telefono.
La procedura completa è nella guida ufficiale alla verifica in 2 passaggi. Per sapere perché il secondo fattore è così efficace anche sugli altri account dell'ufficio, leggi la nostra guida sulla sicurezza informatica per piccole aziende.
Dopo la verifica: la password per Outlook, Thunderbird e Apple Mail
È il punto che manda in crisi più uffici. Un programma di posta non può approvare una notifica sul telefono, quindi, una volta attivata la verifica in 2 passaggi, la vecchia password non basta più: serve una password dedicata ai programmi di posta, generata dal gestore. Vale per Outlook, Thunderbird, Apple Mail e per qualsiasi altro programma che si collega alla casella con IMAP, POP o SMTP.
- Entra nella Gestione account PEC con la casella e la password, poi approva la notifica sull'app.
- Nel menu a sinistra apri Sicurezza e scegli "Password per programmi di posta".
- Premi Attiva. Se compare un avviso che l'accesso dai programmi non è abilitato, attiva almeno uno fra IMAP, POP o SMTP dalla webmail.
- Copia la password generata con il pulsante Copia: non è personalizzabile e, chiusa la finestra, non si vede più.
- Incollala nel programma di posta al posto della vecchia, sia per la ricezione sia per l'invio, su ogni computer che usa la casella.
Questa password dura 6 mesi. Da due settimane prima della scadenza puoi prolungarla di altri 6 mesi con "Posticipa scadenza" oppure generarne una nuova; se la lasci scadere, i programmi di posta smettono di ricevere e inviare, mentre webmail e app continuano a funzionare. Istruzioni ufficiali: come generare la password per i programmi di posta.
Consiglio pratico. Il giorno in cui generi la password, segna in agenda un promemoria a cinque mesi e mezzo, con il nome della casella e i computer su cui va aggiornata. In uno studio con più caselle PEC questo semplice promemoria evita la classica mattina in cui "la PEC non arriva più" senza una ragione apparente.
Problemi frequenti e come uscirne
Hai cambiato telefono
La verifica è associata a un solo dispositivo. Prima di cambiare telefono, o subito dopo, segui la procedura del gestore per il cambio di dispositivo; se la notifica non arriva, le guide Aruba prevedono metodi di accesso alternativi. Non disinstallare l'app dal vecchio telefono finché il nuovo non funziona.
La casella è usata da più persone
In molti studi e uffici la stessa PEC è letta da più collaboratori. Con la verifica attiva, la notifica arriva solo sul telefono associato: chi non lo ha in mano resta fuori dalla webmail. Per queste situazioni Aruba prevede gli account Multiutente PEC, ciascuno con le sue credenziali. In alternativa, i collaboratori possono lavorare dal programma di posta con la password dedicata.
Il riconoscimento dice "dati non corrispondenti"
Succede quando i dati del titolare registrati sulla casella non coincidono con quelli dello strumento usato: un secondo nome mancante, un errore di battitura, un titolare cambiato. Si correggono i dati o si cambia il titolare, poi si ripete la conferma.
Un programma diverso dalla posta non invia più PEC
Alcuni programmi gestionali, software per lo studio o multifunzione inviano PEC collegandosi direttamente alla casella. Anche loro, dopo la verifica in 2 passaggi, vanno aggiornati con la password dedicata. Fai l'elenco prima di iniziare, come indicato sopra, così non scopri il problema il giorno di una scadenza.
Se la tua PEC non è di Aruba
Il percorso descritto qui è quello delle caselle Aruba. Anche gli altri gestori iscritti nell'elenco di AgID si stanno muovendo verso lo standard europeo, ma menu, nomi delle funzioni e strumenti accettati possono essere diversi. Prima di procedere leggi le istruzioni del tuo gestore e diffida di email o SMS che ti chiedono di "adeguare la PEC" tramite un link: entra sempre digitando tu l'indirizzo della webmail.
Come ti aiuta Faberweb
Faberweb attiva caselle PEC per titolari, società e ditte, amministratori, studi professionali ed enti. Se devi aprirne una nuova trovi i moduli da compilare: il modulo per la PEC intestata al solo titolare e il modulo per società e ditte. Per leggere la posta di una casella già attiva si usa la webmail di Aruba.
Se preferisci non fare l'adeguamento da solo, possiamo farlo insieme da remoto: scarichi AnyDesk o RustDesk dalla pagina Supporto tecnico, ci colleghiamo al tuo computer e ti guidiamo passo per passo. PIN, codici OTP e conferme sul telefono restano tuoi: li inserisci tu, noi non li chiediamo. Al termine configuriamo la password dedicata su Outlook o sul programma che usi e controlliamo che invio e ricezione funzionino su tutti i PC. Come funziona un collegamento sicuro è spiegato nella guida sull'assistenza informatica da remoto.
La tariffa è di 43 € + IVA all'ora, la stessa da remoto e in sede; solo per l'intervento in sede si aggiunge l'uscita in base alla distanza da Lodi Vecchio. Per gli studi che gestiscono molte caselle, firme e scadenze, vedi anche la guida all'informatica per commercialisti e la pagina Informatica e assistenza. Chiamaci o scrivici su WhatsApp al 0371 464 186, oppure usa il modulo contatti: rispondiamo entro 24 ore lavorative.
Domande frequenti
Con la PEC europea cambia il mio indirizzo?
No. L'adeguamento riguarda la casella che hai già: l'indirizzo resta lo stesso, così come i messaggi archiviati. Cambiano la verifica dell'identità del titolare e il modo di accedere, che richiede anche una conferma dal telefono.
Quanto costa adeguare una casella Aruba?
Secondo la guida ufficiale di Aruba le due operazioni, conferma dell'identità e verifica in 2 passaggi, sono gratuite. Ti servono però uno strumento di identità già attivo, come CIE con PIN, firma digitale o CNS. Se vuoi essere seguito da un tecnico, con Faberweb paghi solo il tempo dell'assistenza alla tariffa oraria.
Posso usare lo SPID per confermare l'identità?
Nelle guide Aruba aggiornate a novembre 2026 lo SPID non compare fra gli strumenti di riconoscimento: sono indicati CIE, firma digitale, firma remota e CNS o Tessera sanitaria. Altri gestori possono prevedere strumenti diversi, quindi controlla sempre le istruzioni del tuo.
Dopo la verifica in 2 passaggi Outlook chiede sempre la password: perché?
Perché il programma usa ancora la password della casella, che con la verifica attiva non è più accettata dai programmi di posta. Devi generare la password dedicata dalla Gestione account PEC e inserirla in Outlook, sia per la posta in arrivo sia per quella in uscita. Ricorda che dura 6 mesi.
Chi deve fare il riconoscimento per la PEC di una SRL?
Il legale rappresentante della società, con il proprio strumento di identità. Il sistema confronta i dati con il Registro delle Imprese; se il controllo non basta, il gestore chiede una visura camerale recente o un documento che attesti i poteri di rappresentanza.
Posso disattivare la verifica in 2 passaggi se mi dà fastidio?
Il gestore la presenta come parte dell'adeguamento agli standard europei, quindi disattivarla vuol dire rinunciare a una casella pienamente adeguata. Se il problema è che più persone usano la stessa PEC, è meglio valutare account separati per i collaboratori o l'uso del programma di posta con la password dedicata.