Testare il ripristino dei backup: perché, come e ogni quanto

In quasi tutte le aziende c'è qualcuno che legge ogni mattina l'email del programma di backup: "completato con successo". È rassicurante, ma dice una cosa sola: il programma ha finito senza segnalare errori. Non dice che i file siano leggibili, che il database del gestionale si apra, che la chiave di cifratura sia ancora in mano a qualcuno e che i dati tornino in un tempo accettabile. Il test di ripristino risponde a tutte queste domande, ed è il controllo che quasi nessuno fa finché non serve. Qui vediamo perché le copie falliscono, quali prove esistono, dove farle senza danni, come misurare il tempo e come tenere un registro semplice. Come impostare le copie è spiegato nella guida al backup aziendale: questa guida si occupa solo di verificarle.

Perché un backup "riuscito" può non servire a niente

Quasi mai la colpa è di un guasto spettacolare: è una piccola cosa rimasta nascosta per mesi. Le cause più frequenti:

• Cartelle mai incluse. Qualcuno ha creato una cartella nuova, o lavora sul desktop, e la lista di ciò che si salva non è stata aggiornata.
• Database copiato "a caldo". Se il file del database viene copiato mentre il gestionale lo usa, la copia può risultare incoerente e non aprirsi. I programmi seri prevedono una procedura di esportazione: va usata quella.
• Password o chiave perse. Le copie cifrate sono illeggibili senza la chiave; se era salvata solo sul server rotto, il backup è inutilizzabile.
• Copie già compromesse. Un ransomware può restare in rete per giorni prima di agire e finire dentro i backup recenti.
• Tempi mai misurati. I dati ci sono, ma scaricarli da internet con una linea normale richiede due giorni, e l'attività non può fermarsi tanto.

Nessuna di queste cause si scopre leggendo un rapporto: si scoprono provando.

Cinque livelli di prova, dal più veloce al più completo

Testare il ripristino non significa rifare ogni volta l'intero server. Esistono prove di impegno molto diverso, da alternare nel corso dell'anno.

I livelli 1 e 2 sono alla portata di chiunque in azienda. I livelli 3, 4 e 5 vanno preparati con il tecnico, perché richiedono una macchina libera e qualche competenza: sono quelli che mettono davvero alla prova il piano.

Dove ripristinare: mai sopra i dati in uso

La regola più importante è non toccare i dati veri. Se sbagli destinazione, ripristinare una copia vecchia sopra il lavoro di oggi significa perdere ciò che avevi, proprio nel giorno in cui volevi solo controllare.

• Per i file: una cartella di prova creata per l'occasione, su un disco con spazio libero, da cancellare alla fine.
• Per un server: una macchina virtuale su un computer separato, oppure un PC di riserva, collegato a una rete isolata.
• Mai accendere la copia di un server nella rete in uso. Il clone avrebbe lo stesso nome e lo stesso indirizzo dell'originale: conflitti di indirizzo, programmi che parlano con la macchina sbagliata, in un dominio Windows perfino confusione fra i server che gestiscono gli utenti.
• Attenzione alle licenze: alcuni programmi si bloccano quando partono su una macchina diversa. Chiedilo al produttore prima, non il giorno del disastro.

Il database del gestionale: la prova che vale di più

Per molte aziende il valore sta nel gestionale: ordini, fatture, magazzino, clienti. Un ripristino riuscito dei file ma fallito sul database lascia l'azienda ferma. Un percorso ragionevole, da ripetere ogni sei mesi:

1. Chiedi alla software house la procedura di salvataggio supportata e come si ripristina su un'altra macchina, e fatti dare i passaggi per iscritto.
2. Ripristina su una macchina isolata dalla rete di lavoro, così non partono per sbaglio email o ordini verso clienti e fornitori.
3. Avvia il programma e accedi con un utente normale, non solo con l'amministratore.
4. Verifica i dati recenti: l'ultimo documento emesso, l'ultimo ordine, il saldo di un cliente che conosci a memoria. Se mancano gli ultimi due giorni, la copia è più vecchia di quanto pensavi.
5. Annota i passaggi lenti o che nessuno sapeva fare.

Se il gestionale è in cloud, chiedi al fornitore come si esportano e si recuperano i dati, e controlla che esista una copia indipendente di quelli che servirebbero per ripartire.

Non solo i file: posta, portatili e configurazioni

Un piano di prove che guarda solo il server dimentica tutto il resto. Ogni elemento della lista di ciò che si salva merita il suo piccolo controllo:

• Posta elettronica. Chiedi il recupero di un messaggio cancellato da una casella di prova, o di una cartella intera, e verifica che arrivi con gli allegati. Se la posta è in cloud, il recupero va provato con lo strumento di backup che hai scelto, non con il cestino del servizio.
• PEC. Controlla che esista un archivio scaricato dei messaggi importanti e che si apra con il programma che userai in emergenza.
• Portatili. Scegli il portatile di chi lavora spesso fuori e ripristina da quella copia un documento recente. È il dispositivo con più probabilità di rompersi o sparire.
• Configurazioni di rete. Apri il file di configurazione salvato di firewall, router e centralino: la data è recente? Contiene le regole che oggi sono in uso? Senza, ricostruire la rete richiede giorni.
• Elenco di licenze e password. Prova a raggiungerlo con il server spento, dal telefono o da un computer personale.

Chi dovrebbe fare la prova

Chi imposta le copie non dovrebbe essere l'unico a verificarle: rischia di ripetere con la stessa mentalità lo stesso errore. Funziona meglio dividere i ruoli, anche in modo semplice. Il tecnico esegue il ripristino, un referente interno apre i file e conferma che siano quelli attesi, il titolare legge la scheda e firma. Così il test diventa una verifica aziendale e non soltanto informatica, e le lacune organizzative (per esempio nessuno sa dov'è la chiave di cifratura) emergono subito.

Il cronometro: misurare il tempo vero

Durante la prova annota l'ora di partenza e quella in cui il sistema è utilizzabile: è il tuo tempo di ripristino reale, da confrontare con quello che l'azienda può permettersi (la differenza fra i due numeri è spiegata nella guida sul disaster recovery per PMI).

Per le copie in cloud puoi fare una stima prima ancora di provare. Esempio: 500 GB sono circa 4 milioni di megabit. Con una linea che in download garantisce 100 Mbit/s il calcolo teorico dà 40.000 secondi, poco più di 11 ore, senza contare rallentamenti e il fatto che la stessa linea serve a tutti gli altri. Con 30 Mbit/s si superano le 37 ore. Se l'ufficio non può restare fermo tanto, serve anche una copia locale da cui ripartire in poche ore.

Un calendario realistico per una piccola azienda

La scheda del test: cosa scrivere ogni volta

Un test senza traccia scritta non è servito: fra un anno nessuno ricorderà cosa si era provato. Basta una pagina, sempre uguale, con:

• data e persona che ha fatto la prova;
• cosa è stato ripristinato, da quale copia (con la data) e da quale supporto: NAS, disco esterno, cloud;
• cosa è stato verificato e come: file aperti, documenti confrontati, programma avviato;
• quanto tempo è servito dall'inizio alla fine;
• problemi trovati, azioni correttive e data della nuova prova;
• la firma di chi ha controllato, meglio se diverso da chi ha ripristinato.

Il GDPR chiede di poter ripristinare tempestivamente i dati personali e di verificare con regolarità che le misure funzionino: un registro delle prove è la dimostrazione più concreta. Conservalo con il piano di emergenza, in una copia accessibile anche a server spento.

Quando il test fallisce: è un buon risultato

Se la prova rivela un problema, l'hai scoperto con calma. Cosa fare, in ordine:

1. Annota cosa è successo: messaggio d'errore, file mancanti, ora.
2. Cerca la causa, non solo il sintomo. Se mancava una cartella, perché non era inclusa? Se il database non si apriva, la procedura di copia era quella giusta?
3. Correggi l'impostazione, aspetta una copia nuova e rifai la prova.
4. Cerca altrove lo stesso errore: se un PC era fuori dal piano, controlla gli altri.

Se invece l'incidente è già in corso, la sequenza da seguire è nella guida su cosa fare in caso di ransomware.

Esempio: studio tecnico con sei persone

Lo studio ha un server con le pratiche, un NAS e una copia cifrata in cloud. Ogni lunedì la segretaria legge il rapporto e segna una spunta verde o rossa. Il primo del mese un collaboratore diverso sceglie un progetto di tre anni fa e ne chiede il recupero dal cloud, non dal NAS. Ogni trimestre il tecnico ripristina l'archivio di un cliente e confronta il numero di file. A giugno e dicembre rimette in piedi il gestionale su un portatile isolato e la titolare controlla gli ultimi documenti. Una volta all'anno, in un giorno tranquillo, si ripristina l'intero server in una macchina virtuale con il cronometro, e la chiave di cifratura si prova da un computer che non ha mai visto il NAS.

Come lavoriamo noi

Quando seguiamo un'azienda o uno studio non ci limitiamo a configurare le copie: le proviamo. Leggiamo i rapporti, facciamo i ripristini di prova secondo il calendario concordato, misuriamo i tempi e consegniamo la scheda compilata. Molte verifiche si fanno da remoto, come spiegato nella guida all'assistenza informatica da remoto; per le prove sui server lavoriamo in sede entro circa 100 km da Lodi Vecchio, e da remoto in tutto il Nord e il Centro Italia. La tariffa è 43 € + IVA all'ora, la stessa a distanza e in sede, più l'uscita in base ai chilometri. Chiamaci o scrivici su WhatsApp al 0371 464 186, oppure usa il modulo contatti. Gli altri servizi sono nella pagina Informatica e assistenza.

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