Quando il server dell'ufficio arriva a fine vita, la domanda ormai è quasi sempre la stessa: ne compro uno nuovo da mettere nello sgabuzzino o porto tutto "in cloud"? Chi vende servizi cloud ti dirà che il server in sede è roba del passato; chi vende hardware ti dirà che il cloud costa troppo e ti rende dipendente da internet. Hanno ragione entrambi, ma in situazioni diverse. In questa guida trovi un metodo pratico per decidere: cosa significa davvero mettere un server in cloud, che cos'è un VPS, quali domande pesano di più, come confrontare i costi su cinque anni e tre esempi di uffici reali. Se hai già deciso per il server in sede e vuoi capire come sceglierlo, trovi tutto nella guida al server aziendale.
Che cosa vuol dire "mettere il server in cloud"
La parola cloud viene usata per cose molto diverse fra loro. Prima di confrontare, conviene distinguere le quattro strade possibili, perché ognuna sposta su qualcun altro una parte diversa del lavoro.
| Soluzione | Che cosa ottieni | Chi la gestisce |
|---|---|---|
| Programmi pronti in abbonamento | Posta, archivi condivisi, gestionale o paghe che si usano dal browser | Il fornitore del programma; tu gestisci utenti e dati |
| Server virtuale (VPS o macchina virtuale) | Un server "tuo", con il suo sistema operativo, ospitato nel data center del fornitore | Il fornitore cura l'hardware; sistema, programmi e backup restano a te o al tuo tecnico |
| Server dedicato in data center | Un'intera macchina fisica riservata a te, pagata a canone | Come il VPS, ma con risorse non condivise |
| Server in ufficio | La macchina è tua e sta nei tuoi locali | Tu e il tuo tecnico, per tutto: dal disco rotto all'aggiornamento |
Il primo caso, in realtà, elimina il server: se posta, documenti e gestionale sono già servizi online, in ufficio può non servire più nessuna macchina centrale. Gli altri due casi cloud, invece, ti danno un server vero e proprio, solo che non lo vedi. È un dettaglio che molti sottovalutano: un server virtuale va aggiornato, protetto e copiato esattamente come quello che hai sotto la scrivania.
Il VPS spiegato senza gergo
VPS sta per Virtual Private Server, cioè server privato virtuale. Il fornitore ha in un data center macchine molto potenti e le divide in tanti server più piccoli, separati fra loro: a te viene assegnata una quota fissa di processore, memoria e spazio disco, con un sistema operativo che amministri in autonomia. Dall'esterno si comporta come un server qualsiasi, raggiungibile da internet.
I vantaggi sono concreti: non compri hardware, non ti preoccupi di dischi, alimentatori e ventole, puoi aumentare memoria o spazio in pochi minuti quando l'azienda cresce. I limiti sono altrettanto chiari:
- "Non gestito" vuol dire davvero non gestito. Molte offerte economiche forniscono solo la macchina accesa: aggiornamenti, firewall, antivirus e backup sono a carico tuo. Le versioni "gestite" costano di più perché includono una parte di questo lavoro, e va letto con precisione quale.
- È esposto su internet per sua natura. Un server in ufficio sta dietro al router; un VPS ha un indirizzo pubblico e viene sondato dai programmi automatici fin dal primo giorno. Va chiuso con cura, lasciando aperto solo ciò che serve e passando per una VPN aziendale per tutto il resto.
La domanda che decide quasi tutto: com'è la tua linea?
Con il server in ufficio, internet serve per la posta e il web; se la linea cade, il gestionale continua a funzionare. Con il server in cloud, ogni apertura di un documento e ogni registrazione passano da internet: se la linea si ferma, si ferma l'ufficio. Prima di qualunque altra valutazione, quindi, guarda la tua connessione con occhio critico.
- Tipo di linea. La fibra fino all'edificio dà le garanzie migliori; con linee più deboli, come quelle che in parte viaggiano sul vecchio doppino o le connessioni radio, il cloud resta possibile ma va valutato con prove reali.
- Velocità in uscita. Si guarda quasi sempre quella in download, ma per caricare file sul server cloud conta l'upload, spesso molto più basso.
- Seconda linea. Se il lavoro dipende dal cloud, una linea di riserva di un altro operatore, anche mobile in 4G o 5G, con passaggio automatico gestito dal firewall, non è un lusso: è parte del progetto.
Il gestionale: come è costruito conta più del server
Il programma su cui lavora l'azienda ogni giorno è il vero ago della bilancia. In pratica i gestionali rientrano in tre famiglie, e ognuna si comporta in modo diverso lontano dall'ufficio.
- Gestionale web. Si usa dal browser ed è nato per stare in un data center. Spesso il produttore lo offre già ospitato sui suoi server: in quel caso non serve un tuo server, né in sede né in cloud.
- Gestionale con database centrale. Il programma è installato sui PC e dialoga con un database sul server. Funziona bene in rete locale; con il server in cloud di solito si usa il desktop remoto, cioè si lavora direttamente dentro il server, che manda solo l'immagine dello schermo. Funziona, ma servono licenze dedicate e un server dimensionato per più sessioni.
- Archivio a file condiviso. Il programma legge e scrive file dentro una cartella di rete. È il caso peggiore per il cloud: aprire quei file attraverso internet è lento e rischia di rovinare gli archivi. Qui o si resta con il server in ufficio o si lavora solo in desktop remoto.
La domanda da fare per iscritto al produttore è semplice: "Il vostro programma è supportato su un server in cloud? Con quale configurazione? Avete una versione ospitata da voi?". La risposta, da sola, elimina spesso metà delle ipotesi.
Dove stanno i dati e chi ne risponde
Spostare il server fuori dall'ufficio non sposta la responsabilità. Per il GDPR l'azienda resta titolare dei dati personali che tratta, e il fornitore cloud diventa responsabile del trattamento (articolo 28 del Regolamento UE 2016/679): il rapporto va regolato da un accordo scritto, che i fornitori seri mettono a disposizione come documento standard. Tre cose da controllare:
- La posizione dei data center. Scegli una regione dell'Unione europea e, se preferisci, in Italia: diversi fornitori hanno data center anche in Lombardia. Il trasferimento fuori dall'UE è possibile solo con le garanzie previste dal GDPR.
- La divisione dei compiti. Nel cloud vale la "responsabilità condivisa": il fornitore protegge edifici, macchine e rete; account, password, configurazione del sistema e copie dei dati sono compito tuo. Un'istantanea del VPS fatta dal fornitore sullo stesso data center non sostituisce un backup separato, come spieghiamo nella guida al backup aziendale.
- Le regole per gli enti pubblici. Le pubbliche amministrazioni devono usare infrastrutture e servizi cloud qualificati dall'Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale, secondo il Regolamento unico adottato il 27 giugno 2024 ed entrato in vigore il 1° agosto 2024. Prima di proporre un servizio a un Comune, la qualificazione va verificata nel catalogo dell'ACN.
Costi: confrontali su cinque anni, non sul primo mese
Il confronto fra un server comprato e un canone mensile inganna facilmente: il server sembra caro il primo giorno, il cloud sembra economico per sempre. L'unico modo onesto è sommare tutto su cinque anni, la vita tipica di un server.
Server in ufficio: macchina, licenze ed estensione di garanzia; gruppo di continuità e locale adatto; corrente elettrica giorno e notte; backup locale e copia fuori sede; installazione, manutenzione e, a fine vita, la migrazione al successivo.
Server in cloud: canone della macchina virtuale, che cresce con memoria e spazio; licenze di sistema e desktop remoto, spesso a canone insieme al server; backup in un luogo diverso dal data center; linea adeguata ed eventuale seconda linea; installazione, migrazione e manutenzione, che non spariscono.
Un'avvertenza sul 2026: dal 2025 i prezzi di memorie RAM e dischi SSD sono saliti molto, spinti dalla domanda dei data center, e i principali produttori di computer hanno alzato i listini. Un preventivo hardware di qualche mese fa va quindi rifatto prima di decidere.
Il confronto in sintesi
| Aspetto | Server in ufficio | Server in cloud |
|---|---|---|
| Se cade internet | Si lavora in sede, salvo posta e web | Ufficio fermo, a meno di una linea di riserva |
| Spesa iniziale | Alta | Bassa |
| Spesa ricorrente | Manutenzione e corrente | Canone per tutta la durata |
| File molto pesanti (disegni, foto, video) | Veloci in rete locale | Lenti, se si aprono attraverso internet |
| Lavoro da fuori sede o da più sedi | Possibile, con VPN o desktop remoto | Naturale, tutti partono dallo stesso punto |
| Guasto dell'hardware | Si attende il ricambio | Lo gestisce il fornitore |
| Furto, allagamento, incendio in sede | Rischio diretto per il server | Il server non è coinvolto |
Tre uffici, tre risposte diverse
Lo studio di consulenza che lavora spesso dai clienti
Cinque consulenti passano metà della settimana presso le aziende clienti. Usano posta, documenti condivisi e un gestionale web per pratiche e parcelle. Il vecchio server ospita solo cartelle. Qui la scelta più sensata è non sostituirlo: si portano i documenti nell'archivio online già incluso nell'abbonamento di posta, si impostano permessi e doppio controllo all'accesso, si aggiunge un backup separato di posta e archivi. In ufficio resta solo la rete.
L'officina con i disegni pesanti
Un'azienda meccanica lavora con modelli 3D da centinaia di megabyte, aperti e salvati di continuo da quattro progettisti; la zona industriale ha una linea discreta in download ma lenta in upload. Portare quei file in cloud significherebbe attese continue. La risposta è un server in sede ben dimensionato, con copia notturna cifrata verso un servizio esterno: il cloud c'è, ma come cassaforte, non come posto di lavoro.
L'azienda con due sedi e gli agenti in giro
Un'impresa commerciale ha uffici in due paesi a una quarantina di chilometri l'uno dall'altro e cinque agenti sul territorio. Il gestionale ha un database centrale. Tenere il server in una delle due sedi obbligherebbe l'altra a dipendere dalla linea della prima. Un server in cloud con desktop remoto mette tutti alla pari; in entrambe le sedi si aggiunge una linea di riserva e il backup va su un fornitore diverso da quello del server.
La via mista: dividere i compiti
Molte aziende non devono scegliere tutto o niente. Una ripartizione che funziona spesso è questa: in ufficio restano i file pesanti e i programmi che hanno bisogno della rete locale, in cloud vanno posta, collaborazione e copie di sicurezza, e i servizi che devono essere raggiungibili da tutti, come il gestionale usato da agenti e sedi esterne. Con il tempo l'equilibrio può spostarsi: quando il produttore del gestionale rilascia una versione web, per esempio, il server in sede può alleggerirsi o sparire alla sostituzione successiva.
Prima di firmare con un fornitore cloud: sei verifiche
- Dove sono i data center e se puoi scegliere la regione.
- Che cosa comprende il backup, se c'è: frequenza, quante versioni, in quale luogo, quanto costa ripristinare.
- Come si esce: in che formato puoi scaricare dati e macchine virtuali a fine contratto, in quanto tempo e a che costo. Un servizio da cui non si riesce a uscire è un problema rimandato.
- Assistenza: lingua, orari, canali e tempi di risposta per i guasti.
- Durata e prezzi: vincoli minimi, rinnovo automatico, possibilità di aumenti durante il contratto.
- Chi aggiorna cosa: sistema operativo, programmi, firewall. Se la risposta è "tu", serve qualcuno che lo faccia davvero, ogni mese.
Come ti aiutiamo a decidere
Faberweb segue dal 2001 aziende, studi ed enti, e lavora sia con server in sede sia con server in cloud: non abbiamo una soluzione da piazzare a tutti i costi. Partiamo da gestionale, linea, numero di persone e sedi, e ti proponiamo la strada che regge meglio nei prossimi anni. Forniamo e installiamo il server in ufficio, oppure configuriamo quello in cloud con VPN, desktop remoto, migrazione di dati e utenti e backup in un luogo separato. In sede interveniamo nel raggio di circa 100 km da Lodi Vecchio, oltre lavoriamo da remoto in tutto il Nord e il Centro Italia. Il tempo di lavoro costa 43 € + IVA all'ora, la stessa cifra da remoto e in sede; quando veniamo da te si aggiunge l'uscita, in base ai chilometri. Per gli enti pubblici siamo abilitati su Consip/MEPA e Sintel.
La prima telefonata per chiarire le idee è gratuita e senza impegno: scrivici dal modulo o chiama il 0371 464 186. Tutti i servizi sono descritti nella pagina Informatica e assistenza.
Domande frequenti
Che differenza c'è fra un VPS e un server dedicato?
Il VPS è una porzione di una macchina fisica condivisa con altri clienti, con risorse riservate ma su hardware comune; il server dedicato è un'intera macchina solo per te. Il VPS costa meno e cresce con più facilità; il dedicato offre prestazioni più costanti ed è adatto a carichi pesanti o a programmi con requisiti di licenza particolari.
Se il server è in cloud e salta internet, cosa succede?
Chi è in ufficio non raggiunge più il server finché la linea non torna, mentre chi lavora da casa o da un'altra sede può continuare. Per questo, quando il lavoro dipende dal cloud, si prevede una seconda linea di un operatore diverso, anche mobile, con passaggio automatico da una all'altra.
Il fornitore cloud fa già il backup del mio server?
Dipende dall'offerta, e spesso solo in parte. Molti servizi prevedono istantanee o copie a pagamento conservate nella stessa infrastruttura. Per essere al sicuro serve almeno una copia in un luogo diverso, meglio presso un altro fornitore, con ripristini di prova periodici.
Il gestionale funziona da un server in cloud?
Quelli web sì, per costruzione. Quelli con database centrale funzionano di solito tramite desktop remoto sul server. Quelli che lavorano su file in una cartella condivisa non vanno usati attraverso internet. In ogni caso conta la conferma scritta del produttore sulla configurazione supportata.
Il cloud è più sicuro di un server in ufficio?
Lo è sul piano fisico: data center sorvegliati, alimentazione e raffreddamento ridondati, nessun rischio di furto in sede. Sul piano informatico dipende dalla configurazione: un server cloud raggiungibile da internet con password deboli è più esposto di un server in ufficio ben protetto. La sicurezza la fa chi lo gestisce, non il luogo.