Immagine coordinata aziendale: cos'è, cosa comprende e come si scrive il manuale d'uso

Fai una prova. Prendi tutto quello che porta il nome della tua azienda: un biglietto da visita, una fattura, l'ultimo preventivo in PDF, un volantino, la foto del furgone, una maglietta dell'ultima fiera, la pagina iniziale del sito. Mettili sullo stesso tavolo, o affiancali sullo schermo. Se sembrano usciti dalla stessa mano, hai già un'immagine coordinata, anche se nessuno l'ha mai chiamata così. Se invece il logo cambia proporzioni, il blu è ogni volta diverso e i caratteri sono cinque, il problema non è estetico: chi ti incontra in punti diversi fatica a capire che sei sempre tu. In questa guida spieghiamo cosa si intende per immagine coordinata, quali oggetti comprende, che cosa va scritto nel manuale d'uso e come metterla in ordine senza buttare via tutto.

Una definizione senza giri di parole

L'immagine coordinata è l'insieme degli elementi grafici di un'impresa e delle regole per usarli sempre allo stesso modo. Gli elementi sono pochi: marchio, colori, caratteri e uno stile riconoscibile per foto e illustrazioni. Le regole dicono come combinarli su ogni supporto, dalla carta allo schermo.

Capita di sentire anche "brand identity" o "identità visiva". Nell'uso comune sono parole vicine: "brand identity" di solito comprende anche i valori e il modo di parlare dell'azienda, "immagine coordinata" mette l'accento sulla coerenza fra gli oggetti. Per una piccola impresa la distinzione conta poco. Conta che qualcuno abbia deciso le regole e che tutti le seguano.

I tre livelli: base, applicazioni, regole

Per non perdersi, conviene dividere il lavoro in tre livelli, da costruire in quest'ordine.

1. La base

• Il marchio nelle sue versioni: principale, orizzontale o verticale, solo simbolo, a un colore, in negativo. Sempre in formato vettoriale, come spieghiamo nella guida sul logo vettoriale.
• I colori: uno o due principali e qualche colore di supporto, ciascuno con i valori per la stampa (CMYK, eventuale Pantone) e per lo schermo (RGB e codice esadecimale).
• I caratteri: di solito uno per i titoli e uno per i testi, più un'alternativa di sistema per i documenti d'ufficio, quando il carattere principale non è installato su tutti i computer.
• Lo stile delle immagini: foto luminose o scure, persone o prodotti, icone piene o a linea. Bastano pochi esempi di cosa sì e cosa no.
• Il tono dei testi: dare del tu o del lei, frasi brevi o formali. Anche le parole fanno parte dell'immagine.

2. Le applicazioni

Sono gli oggetti concreti su cui la base viene usata: li vediamo nel capitolo successivo.

3. Le regole

Sono raccolte nel manuale d'uso, la parte che rende l'immagine indipendente da chi l'ha disegnata.

Le applicazioni, una per una

Non tutte le aziende hanno bisogno di tutto. Questa tabella serve come promemoria: segna quello che usi davvero e parti da lì.

L'ultima riga merita un cenno. Oggi molte aziende si presentano anche con brevi video sui social, sul sito o su uno schermo in negozio. Un logo che si anima sempre allo stesso modo e qualche nota ricorrente in sottofondo fanno parte dell'immagine quanto la carta intestata: se ci pensi fin dall'inizio, le regole valgono anche lì.

Il manuale d'uso: cosa deve contenere

Il manuale, chiamato anche brand book o manuale d'immagine coordinata, è un documento, di solito un PDF, che spiega come usare gli elementi della base. Quelli delle grandi organizzazioni sono volumi corposi; per una piccola impresa un manuale utile può stare in poche pagine, a patto che contenga le informazioni giuste. Questo è un indice tipico, dal più essenziale al più completo.

1. Il marchio e le sue versioni, con quando usare ciascuna.
2. L'area di rispetto: lo spazio vuoto minimo attorno al logo, di solito espresso in proporzione a un elemento del marchio stesso, così vale a ogni dimensione.
3. La dimensione minima, in millimetri per la stampa e in pixel per lo schermo, sotto la quale il marchio non si legge più.
4. I colori, con tutti i valori numerici, e gli abbinamenti ammessi fra marchio e sfondi.
5. Gli usi scorretti, mostrati con esempi: logo stirato, ruotato, ricolorato, con ombre, su fondi che lo rendono illeggibile.
6. I caratteri, con le dimensioni consigliate per titoli e testi e le alternative per l'ufficio.
7. Gli esempi di applicazione: biglietto, carta intestata, firma email, un post social, la fiancata del furgone.
8. Le regole per le immagini e per i testi, con qualche esempio di frase giusta e sbagliata.
9. I contatti di chi decide in caso di dubbi, dentro e fuori l'azienda.

Come si consegna perché venga usata davvero

Un manuale perfetto chiuso in una cartella che nessuno apre non serve. La parte pratica è organizzare i file in modo che chiunque trovi subito quello giusto.

• Una cartella per uso: "stampa" con i vettoriali, "schermo" con i PNG e gli SVG, "ufficio" con i modelli di documento, "social" con le immagini già nelle misure giuste.
• Nomi parlanti: "logo-orizzontale-negativo.svg" si capisce senza aprirlo; "logo_def_ok2.png" no.
• Modelli pronti per lettere, offerte e presentazioni, con logo, margini e caratteri già impostati, così la segreteria non deve impaginare nulla.
• Una copia condivisa in un posto che tutti conoscono, con una persona responsabile di tenerla aggiornata.

Quando ordini una vetrofania, delle polo o uno stand, manda al fornitore la scheda breve insieme ai file. Se prepari tu i materiali da stampare, la guida su come preparare un file per la stampa ti aiuta con abbondanze e colori.

Dieci segnali che la tua immagine non è coordinata

1. In azienda circolano più versioni del logo e nessuno sa quale sia quella giusta.
2. Il colore principale non ha un codice scritto da nessuna parte.
3. I preventivi li impagina ognuno a modo suo.
4. La firma delle email è diversa da persona a persona.
5. L'insegna e il sito usano caratteri diversi.
6. Per ogni ristampa devi cercare "il file buono" nelle email di anni fa.
7. Il ricamo sulle divise ha un colore diverso da quello dei biglietti.
8. Il profilo social mostra il logo tagliato o schiacciato.
9. Ogni fornitore ti chiede "il logo in vettoriale" e tu non sai cosa mandare.
10. Il furgone più vecchio ha ancora la grafica di prima.

Se ti riconosci in tre o quattro punti, non serve rifare tutto: serve fissare la base e scrivere le regole.

Rinnovare senza ricominciare da zero

Mettere ordine non significa per forza cambiare logo. Spesso il marchio va bene e basta ridisegnarlo pulito, scegliere i colori ufficiali e i caratteri, preparare i modelli. Se invece decidi un vero rinnovamento, pianifica il passaggio:

• parti dagli oggetti digitali (sito, firma, social, modelli), che si cambiano subito e senza sprechi;
• sostituisci la cancelleria quando finiscono le scorte, invece di buttarle;
• programma insegne e mezzi per ultimi, perché richiedono più tempo, pratiche e budget;
• verifica il marchio registrato, se ne hai uno: un disegno molto diverso può richiedere un nuovo deposito, come spieghiamo nella guida su come registrare il marchio all'UIBM.

Come lavoriamo sull'immagine coordinata

In Faberweb grafica, stampa, video e sito nascono nello stesso posto, ed è proprio questo che rende più semplice tenere l'immagine coerente: lo stesso file del marchio finisce sul biglietto, sul catalogo, sulla pagina web, sull'insegna luminosa e sulla felpa del personale. Partiamo da quello che hai: se il logo funziona lo rispettiamo, altrimenti lo sistemiamo. Poi fissiamo colori e caratteri, prepariamo i file divisi per uso, i modelli per l'ufficio e un manuale proporzionato alla tua realtà.

Per gli oggetti stampati lavoriamo con tipografie partner e spediamo nel Nord e nel Centro Italia; per insegne, vetrofanie e furgoni posa e consegna si valutano nel preventivo. Puoi chiamarci o scriverci su WhatsApp al 0371 464 186, oppure usare il modulo contatti. Il primo incontro conoscitivo è gratuito entro 30 km da Lodi Vecchio; più lontano si fa in videochiamata o con le spese di uscita. Tutti i servizi sono nella pagina Grafica e stampa.

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